In jedem Büro, in dem Sie arbeiten, müssen Sie mit vertraulichen Informationen umgehen. Unabhängig davon, ob Sie in den Bereichen Bildung, IT oder Industrie arbeiten, werden Sie sich mit Dokumenten befassen, die nicht öffentlich zugänglich sind.
Wir alle sind in einem Stadium eines Hüters vertraulicher Dokumente, und es ist wichtig zu wissen, wie man mit sensiblen Informationen umgeht.
Datenschutz und Datenvertraulichkeit
Datenschutz und Vertraulichkeit stehen zwar in engem Zusammenhang, sind aber nicht genau dasselbe. Der Datenschutz ist Ihr Recht, Ihre persönlichen Daten zu kontrollieren. Die Vertraulichkeit ist eine Pflicht des Unternehmens oder der Person, die mit der Geheimhaltung dieser Informationen betraut ist.
Neue Datenregeln im Jahr 2018
Ab Mai 2018 wird die Europäische Union die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) umsetzen, die die Unternehmen zwingt, ihre Anstrengungen zum Schutz ihrer Daten zu verstärken. Die Implementierung von Mechanismen, die die Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten, wäre ein guter Anfang. Ebenso wichtig ist es jedoch, dass die Mitarbeiter die Kernaufgaben des Datenschutzes verstehen.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über die Technologie und die Prozesse verfügen, um Verstöße erkennen und melden zu können.
Strukturierung Ihrer Daten
Bei der Durchführung der Datenablage sollten sie Wert auf die Strukturierung Ihrer Daten legen. Unabhängig davon, ob Sie an verschiedenen Projekten arbeiten oder viele Abteilungen haben, die online zusammenarbeiten müssen, wird die Strukturierung Ihrer Daten einen großen Beitrag zum Schutz der Vertraulichkeit Ihrer Dokumente leisten.
Eine effektive Datenstrukturierung und die Einhaltung von Vorschriften erfordern oft eine robuste technische Infrastruktur. Moderne Ansätze wie die Microservice-Architektur können Unternehmen dabei unterstützen, ihre Systeme flexibler und widerstandsfähiger zu gestalten. Durch die Aufteilung komplexer Anwendungen in kleinere, unabhängige Dienste lässt sich die Datenverwaltung optimieren und die Sicherheit erhöhen.
Gerade im Kontext strenger Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO bietet eine solche Architektur Vorteile. Sie ermöglicht es, spezifische Dienste für den Umgang mit sensiblen Daten zu isolieren und deren Schutzmaßnahmen gezielter zu implementieren. Dies erleichtert nicht nur die Einhaltung der Vorschriften, sondern verbessert auch die Skalierbarkeit und Wartbarkeit der Gesamtsysteme.
Die DSGVO verpflichtet die Unternehmen, den Überblick über ihre Daten zu behalten und jede seltsame Aktivität zu melden. Die Inanspruchnahme eines Dienstes oder Datenschutzbeauftragten, hilft dem Unternehmen, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, was mit seinen Dokumenten passiert. Die Implementierung von Aktivitätswarnungen wird den Administratoren auch helfen, genauer zu beobachten, was die Mitarbeiter in der Cloud tun.
Privatsphäre von Mitarbeitern und Kunden
Die DSGVO enthält strenge Vorschriften zur Gewährleistung des Datenschutzes. Wissen, was Sie schützen müssen und welche Prozesse Sie implementieren müssen, um Ihre Daten zu schützen, ebenso die Privatsphäre von Mitarbeitern und Kunden zu gewährleisten und Ihre Dokumente online zu teilen.
