Remote Arbeit – Willkommen in der neuen Tech-Welt

Remote Arbeit ist ein scheinbar unaufhaltsamer Trend. Die Corona-Krise zwingt viele Unternehmen zu noch schnellerem digitalen Wandel. Arbeiten im Büro ist tabu, Remote-Work angesagt. Die Anbieter von neuen Unified Communication Lösungen setzen auf einen enormen Schub, was auch gut gelingt.

Die Herausforderungen um die Umsetzung der Remote Arbeit als Reaktion auf die COVID-19-Pandemie hat auch dazu geführt, dass viele Organisationen Probleme mit der Sicherheit, Unterstützung und Effizienz ihrer Lösungen für die Teamzusammenarbeit haben.

Von On-Premise zur Remote Arbeit

Als die Pandemie über die Welt hinwegfegte, sahen sich die Unternehmen vor die Aufgabe gestellt, einen raschen Übergang von einer Mehrheit ihrer Mitarbeiter im Büro zu einer Entsendung der meisten Mitarbeiter in den Remote-Modus.

Ohne ausreichende Zeit für die Planung ging vieles von dem, was Organisationen gerne getan hätten, um eine sichere und optimale Zusammenarbeit im Team zu erreichen, zum Fenster hinaus. Beispielsweise begnügten sich viele Ad-hoc-Programme der Remote-Arbeit damit, dass die Mitarbeiter eine Vielzahl von Geräten im persönlichen Besitz sowie eine Vielzahl von Cloudbasierten Anwendungen und Diensten nutzten, um in Kontakt zu bleiben und ihre Arbeit zu erledigen.

In einer Reihe von Fällen wurden diese Lösungen ohne Genehmigung oder auch nur Kenntnis der IT-Abteilung eingesetzt. In anderen Fällen fehlte selbst dann, wenn die IT-Abteilung beteiligt war, die Zeit für eine angemessene Prüfung der Integration der neuen Tools in bestehende Geschäftsanwendungen und Unternehmenskommunikationslösungen wie VoIP-Systeme.

Während einige Unternehmen seither in der Lage waren, ihre Remotearbeitsplätze stärker zu strukturieren, kämpfen viele noch immer mit der Notwendigkeit, die verschiedenen Kollaborationstools und Lösungen ihrer Mitarbeiter zu konsolidieren, damit ihre Belegschaft effizienter und sicherer arbeitet und den Unternehmensrichtlinien entspricht.

Diese Situation ist nun noch komplizierter geworden, da die Unternehmen langsam und vorsichtig damit beginnen, Mitarbeiter wieder ins Büro zu holen, weil sich der Fokus ihrer IT-Teams von der reinen Unterstützung des Remotearbeitsplatzes zu einer „hybrid“ Situation entwickeln muss, in der ein wachsender Prozentsatz der Mitarbeiter mit der Zeit wieder ins Büro zurückkehren wird. Auch wenn ein ziemlich großer Prozentsatz der Arbeiter weiterhin von zu Hause aus arbeitet.

Also, was kann ein IT-Team tun, um die Team-zusammenarbeit in dieser beispiellosen, komplizierten Zeit angemessen zu unterstützen? Wie können sie dazu beitragen, dass sich die Arbeiter egal ob sie von zu Hause oder im Büro arbeiten nicht isoliert fühlen, sondern als Teil des Teams und Zugang zu allen Ressourcen haben, die sie für ihre Arbeit benötigen?

Und wie bereiten sie sich auf die zukünftige Zusammenarbeit im Team vor, wenn wir nicht ganz sicher sind, wie das ‚Büro der Zukunft nach der Pandemie‘ aussehen wird?

Integration hybrider Plattformen für effiziente Remote Arbeit im Team

Erstens müssen IT-Teams sich mit der Nutzung mehrerer Plattformen befassen, die nicht miteinander oder in bestehenden Geschäftsanwendungen und Kommunikationsplattformen integriert sind.

Um die Situation zu bereinigen und dazu beizutragen, dass die Team-zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern, die zu Hause, im Büro oder wo auch immer arbeiten, dynamisch weitergeht:

• Überprüfe die gesamte Palette der Tools, die jetzt für Anrufe, Videomeetings und Teamnachrichten verwendet werden. Diese muss all jene Lösungen umfassen, die für den kurzfristigen Bedarf der letzten Zeit beschafft wurden.
• Lösungen evaluieren, die eine integrierte Benutzererfahrung bieten und eine einfache Integration mit Geschäftsanwendungen und Workflow-Prozessen ermöglichen.
• Verfolge Anwendungen, die sich mit bestehenden lokalen Plattformen überlagern und integrieren, und führe gleichzeitig neue Cloudbasierte Funktionen wie Videokonferenzen und integriertes Messaging ein.

Umgang mit Altinvestitionen und Integration von Cloud Lösungen

Organisationen müssen Zeit und Geld in die Arbeitsplatzausstattung und die Bedürfnisse von Remote Arbeit und Arbeitsplätze stecken auch mit der Erkenntnis, dass die Investitionen in die alte Infrastruktur nicht um sonst waren.

Die Vorherrschaft von Cloudbasierten Plattformen bietet das Potential für eine schnelle Einführung, globale Verfügbarkeit und eine enorme Größenordnung zu vorhersehbaren Kosten. Aber ist es ökonomisch sinnvoll, bestehende lokale Plattformen (z.B. IP-Telefonanlagen) aufzugeben, oder sollten Unternehmen einen anderen Weg finden, sie zu nutzen?

Zunehmend nehmen Organisationen eine Mischung aus Vor-Ort- und Cloud-Plattformen an. In diesen Fällen stehen sowohl die IT-Abteilungen als auch die Benutzer vor der Herausforderung, mit mehreren Plattformen zurechtzukommen und zwischen verschiedenen Benutzer- und Verwaltungsschnittstellen zu navigieren. Außerdem vervielfacht sich dadurch die Komplexität der Integration von Geschäftsanwendungen.

Wenn Organisationen aus der Remote Arbeit zu einer hybriden Rückkehr ins Unternehmen kommen, haben sie ein paar Optionen zu berücksichtigen:

• Einen Ansatz mit einem einzigen Anbieter anwenden, um die Infrastruktur zu vereinfachen und eine standardisierte Technologiestrategie für Unified Communication in der gesamten Organisation zu ermöglichen. Dies führt zu einer einheitlichen Benutzererfahrung und vereinfacht die Integration von Anwendungen, erfordert aber in der Regel eine teure, komplexe und zeitaufwändige Migration.

• Fortführung des Ansatzes mit mehreren Anbietern, wodurch das investierte Kapital genutzt wird, und möglicherweise Entwicklung zu einem konsolidierten Ansatz mit einer Mindestzahl von Anbietern in der gewünschten Geschwindigkeit. Dies würde die anhaltenden Probleme der Nutzer und Administratoren noch verschlimmern und sich auf die Versuche auswirken, aus den Unified Communication-Technologien Nutzen zu ziehen, wenn das Unternehmen zu progressiveren und dynamischeren Arbeitspraktiken übergeht und das weit verbreitete Remote-Work unterstützt.

• Entdecke die Möglichkeiten, neue cloudbasierte Kollaborationsfunktionen mit nativer Integration in bestehende Telefonsysteme zu überführen und zu erweitern. Dies bietet den Benutzern einen einheitlichen Client, während der ROI der bestehenden Telefonanlagen intakt bleibt. Durch die Nutzung von Cloud-basierten Lösungen können auch schnell aufkommende Funktionen, die die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern an entfernten Standorten verbessern, einfach übernommen werden.

Softphones sind der Schlüssel zum Remote-Work

Das Einführen von Unified Communication Softphones, die die Kommunikationskosten senken, Echtzeit-Präsenz ermöglichen und die größtmögliche Mobilität der Mitarbeiter ermöglichen.

Unified Communication Softphones, die sich schnell ausrollen lassen und in der Lage sind, bestehende Anrufdienste zu überlagern, ermöglichen es Organisationen, die Kommunikation zu rationalisieren, ohne die Vergeudung der alten Infrastruktur zu betreiben zumindest bis eine vollständige Cloud-Migration den größten Sinn ergibt.

Die besten Unified Communication Softphones funktionieren weiterhin erfolgreich über alle Arten von Netzwerken (z.B. Wi-Fi zu Hause, Mobilfunknetze usw.) und gewährleisten die Kontinuität der Kommunikation und Zusammenarbeit.

Die Pandemie beschleunigt die Integration von Cloud Lösungen

Die unvermeidliche Verlagerung hin zu Cloud-basierten IT-Plattformen hat sich in der ersten Zeit nach der Pandemie beschleunigt. Da die Rückkehr ins Unternehmen die Organisationen ermutigt ihre improvisierten Workarounds zu langfristigen Unified Communication Investitionen reifen zu lassen.

Davon wird der Erfolg abhängen, die modernsten Kollaborationswerkzeuge zu nutzen, die nicht nur cloudbasiert sind, sondern die neue Funktionen liefern und gleichzeitig mit den bestehenden Anwendungen integriert werden können. Unabhängig davon ob wir Remote Arbeiten oder nicht.

Im Vergleich zu den Alternativen, der Konsolidierung auf eine teure, abgeschottete Infrastruktur eines einzelnen Anbieters oder des Fortbestehens einer fehlerhaften und störenden Multivendor-Architektur, minimiert dieser Weg die Kosten erheblich, verbessert die Verwaltbarkeit und optimiert das Benutzererlebnis.