Was Fabasoft eGov-Suite ist

Fabasoft eGov-Suite ist eine Software für die elektronische Akte in der öffentlichen Verwaltung. Sie verwaltet Dokumente, Vorgänge und Akten über ihren ganzen Lebenszyklus, klassifiziert eingehende Post und übernimmt Daten aus Online-Formularen für Bürgerdienste. Neuere Versionen enthalten KI-Funktionen zum Suchen und Zusammenfassen.

Hersteller ist die börsennotierte Fabasoft AG aus Linz. Größter Aktionär ist eine Privatstiftung der Gründer. In Österreich läuft die Software seit 2004 als elektronischer Akt des Bundes, in Deutschland unter anderem als E-Akte Bund in über 200 Bundesbehörden.

Wofür es eingesetzt wird

Bundes- und Landesbehörden sowie Kommunen führen mit der eGov-Suite ihre Akten elektronisch. Meist betreibt ein öffentlicher IT-Dienstleister die Software zentral für viele Dienststellen, etwa in Mecklenburg-Vorpommern oder Bayern. Die Daten bleiben damit in der Verantwortung der Verwaltung.

Die Software ist proprietär und setzt als Datenbank Microsoft SQL Server oder Oracle voraus. Inhalte lassen sich über offene Protokolle wie CMIS und WebDAV abrufen, die Anmeldung läuft unter anderem über SAML, Kerberos oder LDAP. Fabasoft bietet die Lösung auch in der eigenen Cloud mit Standorten in Österreich, Deutschland und der Schweiz an.

Prüfraster im Detail

Antworten: ja, teilweise, nein oder nicht belegbar. Bewertet wird der Einsatz der selbst betriebenen Software beim Kunden oder beim öffentlichen IT-Dienstleister; Fragen zum Rechtsraum sind für eine im eigenen Haus betriebene Software sinngemäß gelesen.

Rechtsraum erfüllt

Prüffrage	Antwort	Begründung
1.1 Sitz des Anbieters und der Konzernmutter in EU, EWR oder Schweiz?	ja	Hersteller ist die börsennotierte Fabasoft AG mit Sitz in Linz (Österreich). Größter Aktionär ist laut Sekundärquelle die Fallmann & Bauernfeind Privatstiftung mit 42,90 %; eine Konzernmutter außerhalb der EU gibt es nicht. Für Deutschland besteht die Fabasoft Deutschland GmbH. Beleg: Fabasoft setzt profitablen Wachstumskurs fort un… · Fabasoft-Aktie: Unternehmensprofil und Aktionärs… · Imprint · Allgemeine Vertragsbedingungen Fabasoft Private…
1.2 Frei von Drittstaatsgesetzen mit Herausgabepflicht ohne EU-Rechtsweg (z. B. US CLOUD Act, FISA 702)?	ja	Auslegung: Bewertet ist der Betrieb beim Kunden oder beim öffentlichen IT-Dienstleister. Der Hersteller unterliegt als österreichisches Unternehmen keinem Drittstaatsrecht, und die Daten liegen in der Umgebung des Betreibers. Die Fabasoft Cloud bietet auch ein Hyperscaler-Modell an; diese Variante ist nicht bewertet. Beleg: Fabasoft setzt profitablen Wachstumskurs fort un… · Electronic records management: State of Mecklenb… · Rapid digital transformation: Rosenheim District… · Fabasoft Cloud
1.3 Technischer Schutz, der Zugriff auch auf behördliche Anordnung verhindert?	ja	Auslegung: Im Selbstbetrieb liegen Server, Datenbank und Schlüssel beim Betreiber, z. B. beim Landes-IT-Dienstleister. Ein Zugriff des Herstellers auf die Daten ist dafür nicht vorgesehen; Fabasoft liefert Hotfixes für On-Premises-Versionen aus, die der Betreiber einspielt. Beleg: Electronic records management: State of Mecklenb… · Vulnerabilities 2022 (Fabasoft Folio / eGov-Suite) · Fabasoft on Microsoft Windows: Installation of F…
1.4 Eigentümer- und Kontrollstruktur öffentlich belegt, ohne Kontrollwechsel zu einem Eigentümer außerhalb von EU, EWR oder Schweiz in den letzten 24 Monaten?	ja	Die Fabasoft AG (Linz, Österreich) ist börsennotiert; Kernaktionärin ist die Fallmann & Bauernfeind Privatstiftung, laut Aktionärsübersicht von boerse.de mit 42,90 % (Sekundärquelle). Die Directors'-Dealings-Seite des Anbieters führt die Stiftung als Kernaktionärin; seit 2021 sind dort keine Transaktionen mehr gemeldet. Ein Kontrollwechsel zu einem Eigentümer außerhalb von EU, EWR oder Schweiz im Zeitraum 05.11.2024 bis 05.11.2026 wurde nicht gefunden. Beleg: Directors' Dealings · Fabasoft-Aktie: Unternehmensprofil und Aktionärs…

Datenhoheit eingeschränkt

Prüffrage	Antwort	Begründung
2.1 Speicherort der Kundendaten einschließlich Backups in EU, EWR oder Schweiz vertraglich festgelegt oder vom Betreiber selbst bestimmbar?	ja	Auslegung: Im Standardbetrieb betreibt der Kunde oder sein öffentlicher IT-Dienstleister die eGov-Suite und bestimmt damit den Speicherort der Daten und Sicherungen. Beispiele des Herstellers: In Mecklenburg-Vorpommern betreibt der Landes-IT-Dienstleister DVZ das System zentral, in Bayern betreibt das IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats die Domänen der Staatsverwaltung. Beleg: Electronic records management: State of Mecklenb… · Rapid digital transformation: Rosenheim District…
2.2 Betrieb im eigenen Rechenzentrum oder bei frei wählbarem Dienstleister möglich?	ja	Die Software läuft auf eigenen Servern unter Windows Server oder Linux (Red Hat Enterprise Linux, AlmaLinux). In Deutschland betreiben öffentliche IT-Dienstleister sie zentral für viele Behörden, etwa das DVZ Mecklenburg-Vorpommern oder das IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern. Beleg: Fabasoft on Microsoft Windows: Installation of F… · Fabasoft on Linux: Installation of Fabasoft Foli… · Electronic records management: State of Mecklenb… · Rapid digital transformation: Rosenheim District…
2.3 Telemetrie und Diagnosedaten abschaltbar oder vollständig dokumentiert?	nicht belegbar	Eine Dokumentation, ob die eGov-Suite im Selbstbetrieb Nutzungs- oder Diagnosedaten an Fabasoft übermittelt und ob sich das abschalten lässt, wurde nicht gefunden.
2.4 Training von KI-Modellen des Anbieters mit Kundendaten vertraglich ausgeschlossen, ohne dass der Kunde widersprechen muss?	teilweise	Auslegung: Im Betrieb beim Kunden verbleiben die Daten nach Angabe des Anbieters auch bei den KI-Funktionen (Mindbreeze AI) in der Umgebung des Kunden („without your data ever leaving your environment“). Ein vertraglicher Ausschluss des Trainings von Modellen des Anbieters mit Kundendaten wurde nicht gefunden; die Aussage ist eine Produktbeschreibung. Beleg: Fabasoft eGov-Suite (Produktseite)

Quellcode & Lizenz nicht erfüllt

Prüffrage	Antwort	Begründung
3.1 Quellcode der Kernfunktionen unter einer OSI-Lizenz verfügbar?	nein	Die eGov-Suite ist kommerziell lizenzierte, proprietäre Software; ein öffentlicher Quellcode wurde nicht gefunden. Beleg: Fabasoft AG (AT): Unternehmensprofil · Fabasoft Folio: Interfaces and Development
3.2 Produktivbetrieb ohne proprietäre Pflichtbestandteile möglich?	nein	Der Betrieb setzt die proprietäre Fabasoft-Folio-Plattform voraus; als Datenbank sind Microsoft SQL Server oder Oracle Database dokumentiert, eine freie Datenbank wird nicht genannt. Beleg: Fabasoft on Microsoft Windows: Installation of F… · Fabasoft on Linux: Installation of Fabasoft Foli…
3.3 Weiterbetrieb nach Vertragsende ohne Funktionsverlust möglich?	nicht belegbar	Die Lizenzbedingungen für den Eigenbetrieb wurden nicht gefunden. Die geprüften Vertragsbedingungen für Fabasoft Private Cloud (2016) sehen eine auf die Vertragsdauer befristete Bewilligung und die Löschung der Daten auf der überlassenen Hardware vor; sie gelten aber nicht für den Eigenbetrieb. Beleg: Allgemeine Vertragsbedingungen Fabasoft Private…

Betrieb & Nachweise eingeschränkt

Prüffrage	Antwort	Begründung
4.1 Aktuelles BSI-C5-Testat oder ISO-27001-Zertifikat?	teilweise	Fabasoft nennt ISO 27001 seit 2008 und ISO 27018 seit 2015 für Rechenzentren und Clouddienste sowie ein BSI-C5-Testat (Bericht April 2026, Prüfzeitraum 2025, PwC). Das C5-Testat umfasst Fabasphere-Lösungen wie OneGov, nicht ausdrücklich die eGov-Suite. Auslegung: Für selbst betriebene Software belegen diese Nachweise vor allem den Cloudbetrieb des Herstellers, nicht die Entwicklung. Beleg: Certifications (Trust-Seite) · Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue (C5)
4.2 Öffentlicher Prozess für Sicherheitslücken?	teilweise	Fabasoft veröffentlicht Sicherheitshinweise je Jahr mit betroffenen Versionen, CVE-Nummern (soweit vorhanden) und Hotfixes für eGov-Suite und Folio, z. B. fünf Meldungen für 2022. Ein öffentlicher Meldeweg für Sicherheitsforscher und eine allgemeine Patchpolitik wurden nicht gefunden. Beleg: Vulnerabilities 2022 (Fabasoft Folio / eGov-Suite)
4.3 Vertragspartner und Support in der EU, Vertrag nach deutschem oder EU-Recht?	ja	Hersteller und Support sitzen in der EU (Linz), für Deutschland gibt es die Fabasoft Deutschland GmbH. Deren geprüfte Vertragsbedingungen für die Private Cloud (2016) sehen ausschließlich deutsches Recht vor. Ob dies für Lizenz- und Pflegeverträge der eGov-Suite ebenso gilt, wurde nicht geprüft. Beleg: Imprint · Allgemeine Vertragsbedingungen Fabasoft Private…
4.4 Liste der Unterauftragsverarbeiter öffentlich, vollständig und mit Standorten, Änderungen vorab angekündigt?	nicht belegbar	Für den Betrieb beim Kunden oder öffentlichen IT-Dienstleister wurde keine öffentliche Liste der Unterauftragsverarbeiter für Support, Wartung und Projektleistungen der Fabasoft gefunden. Ob der Anbieter in dieser Ausprägung überhaupt Kundendaten verarbeitet (z. B. bei Fernwartung), ist nicht dokumentiert.
4.5 Zugriff auf Kundendaten in Betrieb und Administration nur durch Personen in EU, EWR oder Schweiz, und Support-Zugriffe von außerhalb nur mit Zustimmung des Kunden im Einzelfall?	teilweise	Auslegung: Betrieb und Administration liegen beim Kunden oder beim öffentlichen IT-Dienstleister. Fabasoft nennt Standorte in Deutschland, Projektteams vor Ort und einen Enterprise Support für On-Premises-Installationen, insgesamt Standorte in Europa und den USA. Ein Verfahren, nach dem Support- oder Fernwartungszugriffe nur mit Freigabe des Kunden im Einzelfall erfolgen, ist nicht dokumentiert. Beleg: Fabasoft eGov-Suite Germany · Support

Exit & Interoperabilität eingeschränkt

Prüffrage	Antwort	Begründung
5.1 Export in offenen, dokumentierten Formaten?	ja	Die Plattform stellt Inhalte und Ordner über die offenen Protokolle CMIS und WebDAV bereit, Kalender über CalDAV und Adressbücher über CardDAV. Dazu kommen ein XML-basierter Export mit XSLT und ein Export von Objektdaten in eine relationale Datenbank. Ein Export im Standard XDOMEA wurde in den geprüften Seiten nicht gefunden. Beleg: Fabasoft Folio: Interfaces and Development · Export of Fabasoft Folio Objects to a Relational…
5.2 Offene Standards für Anmeldung und Schnittstellen?	ja	Die Anmeldung unterstützt Kerberos, LDAP, SAML, externe Anmeldung (REMOTE_USER), OAuth 2.0 (nur zusammen mit SAML) und Service-Tokens. Für Integrationen gibt es dokumentierte Web Services und CMIS. Beleg: Fabasoft Folio Authentication Methods: Introduct… · Export of Fabasoft Folio Objects to a Relational… · Fabasoft Folio: Interfaces and Development
5.3 Vollständiger Export ohne Mitwirkung oder Zusatzkosten des Anbieters?	teilweise	Im Selbstbetrieb liegen alle Daten beim Betreiber, und die Exportwerkzeuge gehören zur Plattform. Der Datenbankexport schreibt Objektdaten nur nach Microsoft SQL Server; ob Dokumentinhalte enthalten sind und ob die Exportkomponenten lizenzpflichtig sind, ist nicht angegeben. Beleg: Export of Fabasoft Folio Objects to a Relational… · Fabasoft Folio: Interfaces and Development

Was wir nicht klären konnten

Diese Punkte sind öffentlich nicht belegt. Sie werden bei der nächsten Aktualisierung erneut geprüft.

Ob die Software nach Ende der Softwarepflege weiter genutzt werden darf. Die Lizenzbedingungen für den Eigenbetrieb waren nicht auffindbar.
Welche Daten bei Supportfällen und Fernwartung an Fabasoft gehen und ob die Software Nutzungsdaten meldet.
Ob das C5-Testat und das ISO-27001-Zertifikat die eGov-Suite selbst umfassen.
Ob ein Export nach XDOMEA möglich ist und ob der Datenbankexport auch Dokumentinhalte enthält.
Welches Recht in Lizenz- und Pflegeverträgen für Deutschland gilt.
Ob es Stimmrechtsmitteilungen zur Fabasoft AG im Zeitraum 2024 bis 2026 gibt, weil keine Primärquelle mit aktueller Aktionärsstruktur abgerufen wurde.
Ob Fabasoft für Wartung und Support der eGov-Suite einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Liste der Unterauftragsverarbeiter und Regelung zu Zugriffsorten anbietet, weil dazu nichts Öffentliches gefunden wurde.
Ob die KI-Funktionen der eGov-Suite vertraglich vom Training ausgeschlossen sind, weil nur eine Produktaussage vorliegt.
Ob Fernwartung durch Fabasoft im Enterprise Support nur nach Freigabe des Kunden im Einzelfall erfolgt und von welchen Standorten, weil die Support-Seite dazu nichts angibt.

Fragen vor einer Entscheidung

Welche Daten erhält Fabasoft bei Supportfällen oder Fernwartung, und ist das im Vertrag geregelt?
Dürfen Sie die Software nach Ende der Softwarepflege weiter nutzen, und welche Lizenz haben Sie erworben?
Haben Sie geprüft, ob ein vollständiger Aktenexport samt Inhalten und Metadaten in einem offenen Format gelingt, etwa nach XDOMEA?
Ist die Abhängigkeit von Microsoft SQL Server oder Oracle als Datenbank für Ihre Planung tragbar?

Fabasoft eGov-Suite