Wechseln Sie die Software, nicht nur die Abhängigkeit.
Hinter einem Wechsel steht meist ein konkreter Anlass: der Preis, eine Übernahme, eine fehlende Funktion. Ob die neue Lösung bei Rechtsraum, Datenhoheit und Exit besser dasteht als die alte, zeigt erst der direkte Vergleich. Sechs Prüfpunkte für alt und neu.
Zwei Fragen, die zusammengehören
Die erste Frage lautet: Kommen Sie aus der bisherigen Software heraus, und zu welchem Aufwand? Die zweite: Sind Sie in der neuen freier als vorher? Die erste entscheidet über Zeit und Kosten des Wechsels, die zweite darüber, ob er sich lohnt.
Beantworten lassen sich beide mit demselben Maßstab. Der bisherige und der neue Hersteller erhalten dieselben Fragen und nennen zu jeder Antwort einen Beleg. So sehen Sie je Kriterium, wo es besser wird und wo nicht.
Sechs Prüfpunkte für alt und neu
Kommen Ihre Daten vollständig heraus?
Exportiert die bisherige Software alle Daten in offenen, dokumentierten Formaten? Geht das ohne Mitwirkung und ohne Zusatzkosten des Herstellers?
Fragebogen: 5.1, 5.3Läuft die alte Software in der Übergangszeit weiter?
Lässt sie sich nach Vertragsende ohne Funktionsverlust weiterbetreiben, oder endet mit dem Vertrag auch der Zugriff? Davon hängt ab, wie viel Zeit Sie für die Umstellung haben.
Fragebogen: 3.3Passen die Schnittstellen?
Unterstützt die neue Software offene Standards für Anmeldung und Schnittstellen? Sonst ersetzen Sie eine herstellereigene Anbindung durch die nächste.
Fragebogen: 5.2Verbessert sich der Rechtsraum?
Wo haben neuer Hersteller und Konzernmutter ihren Sitz, und welches Recht kann auf Ihre Daten zugreifen? Ist die Eigentümerstruktur öffentlich belegt und zuletzt stabil geblieben?
Fragebogen: 1.1, 1.2, 1.4Wo liegen die Daten nach dem Wechsel?
Ist der Speicherort einschließlich Backups vertraglich festgelegt? Können Sie den Betrieb selbst übernehmen oder den Dienstleister frei wählen?
Fragebogen: 2.1, 2.2Wer betreibt und unterstützt die neue Lösung?
Sitzen Vertragspartner und Support in der EU? Gibt es eine vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter, und wer hat im Betrieb Zugriff auf Ihre Daten?
Fragebogen: 4.3, 4.4, 4.5Ein Ablauf in vier Schritten
Die Reihenfolge ist ein Richtwert. Maßgeblich sind die Fristen in Ihrem bestehenden Vertrag.
Der Software-Fragebogen deckt alle sechs Punkte ab
19 Fragen in fünf Kriterien, als Word und Excel. Zum Verschicken an beide Hersteller, mit Belegspalte und Auswertung je Kriterium.
Für viele verbreitete Produkte liegen die Antworten auf diese Fragen schon vor: im Software-Index, geprüft nach der Methodik. Einordnung, keine Beratung. Für die Bewertung im Einzelfall fachlichen Rat hinzuziehen.