Vor der Verlängerung haben Sie den größten Hebel.
Was sich seit Vertragsschluss geändert hat, steht selten im Verlängerungsangebot. Sechs Prüfpunkte, die Sie klären sollten, solange die Kündigungsfrist noch läuft.
Die Frist ist Ihr Verhandlungsfenster
Solange Sie noch kündigen können, beantwortet ein Hersteller Fragen, die er danach nicht mehr beantworten muss. Mit dem Ablauf der Frist endet dieses Fenster, und der Vertrag läuft zu den Bedingungen weiter, die der Hersteller vorgibt.
Die meisten Verträge werden trotzdem verlängert, ohne dass jemand prüft, ob die Annahmen von damals noch gelten. Eigentümer wechseln, Rechenzentren werden verlagert, neue KI-Funktionen kommen mit neuen Datenflüssen. Nichts davon löst von sich aus eine Mitteilung an Sie aus.
Sechs Prüfpunkte vor der Unterschrift
Wem gehört der Hersteller heute?
Hat seit Vertragsschluss die Kontrolle gewechselt, etwa durch Übernahme oder einen neuen Mehrheitseigner außerhalb von EU, EWR oder Schweiz? Damit kann sich ändern, welches Recht auf Ihre Daten zugreift.
Fragebogen: 1.1, 1.2, 1.4Wo liegen Ihre Daten, einschließlich Backups?
Ist der Speicherort vertraglich festgelegt, oder steht dort nur „Region Europa“? Gilt die Zusage auch für Sicherungen und nicht nur für ruhende Daten?
Fragebogen: 2.1Wer ist neu in der Lieferkette?
Sind seit Vertragsschluss Unterauftragsverarbeiter dazugekommen? Gibt es eine vollständige Liste mit Standorten, und werden Änderungen vorab angekündigt?
Fragebogen: 4.4Werden Ihre Daten für KI-Training genutzt?
Viele Produkte haben nach Vertragsschluss KI-Funktionen bekommen. Ist das Training mit Kundendaten vertraglich ausgeschlossen, oder müssen Sie aktiv widersprechen?
Fragebogen: 2.4Wer greift im Betrieb und Support zu?
Haben nur Personen in EU, EWR oder Schweiz Zugriff auf Kundendaten? Greift der Support von außerhalb nur mit Ihrer Zustimmung im Einzelfall zu?
Fragebogen: 4.5Kommen Sie wieder heraus?
Lassen sich alle Daten in offenen, dokumentierten Formaten exportieren, ohne Mitwirkung und ohne Zusatzkosten des Herstellers? Läuft die Software nach Vertragsende weiter?
Fragebogen: 3.3, 5.1, 5.3Ein Zeitplan, rückwärts von der Frist
Die Abstände sind ein Richtwert. Maßgeblich ist die Frist in Ihrem Vertrag; bei kurzen Fristen rückt alles entsprechend zusammen.
Der Software-Fragebogen deckt alle sechs Punkte ab
19 Fragen in fünf Kriterien, als Word und Excel. Zum Verschicken an den Hersteller, mit Belegspalte und Auswertung je Kriterium.
Für viele verbreitete Produkte liegen die Antworten auf diese Fragen schon vor: im Software-Index, geprüft nach der Methodik. Einordnung, keine Beratung. Für die Bewertung im Einzelfall fachlichen Rat hinzuziehen.