Bedeutung von Mailroom-Management
Das Mailroom-Management spielt eine zentrale Rolle in der Organisation der Post- und Pakethandhabung in Unternehmen. Es umfasst die Überwachung von Lieferungen am Arbeitsplatz und stellt sicher, dass diese an ihre rechtmäßigen Empfänger gelangen.
Dazu gehört das Festhalten des Ankunftszeitpunkts von Paketen, das Benachrichtigen der Empfänger über ihre Lieferung und das angemessene Lagern der Sendungen.
Definition von Mailroom-Management
Mailroom-Management bezeichnet den Prozess der Verwaltung und Organisation von Post- und Paketlieferungen innerhalb eines Unternehmens. Ziel ist es, einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, indem die Ankunft von Sendungen registriert, Empfänger benachrichtigt und Pakete sicher gelagert werden.
Ein fortgeschrittener Ansatz nutzt Mailroom-Management-Software, um Arbeitsabläufe zu automatisieren und die Mitarbeitererfahrung zu verbessern.
Traditionelle vs. Digitale Mailroom-Management-Systeme
Traditionelle Mailroom-Management-Systeme basieren auf manuellen Prozessen für den Eingang und die Zustellung von Post und Paketen. Diese Methoden können zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Im Gegensatz dazu ist ein digitales Mailroom-Management-System darauf ausgelegt, die Zeit, die für die Handhabung von Paketen aufgewendet wird, erheblich zu reduzieren.
| Systemtyp | Merkmale | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|---|
| Traditionell | Manuelle Prozesse | Einfache Einrichtung, kostengünstig | Zeitaufwendig, fehleranfällig, geringe Effizienz |
| Digital | Automatisierte Workflows | Zeitersparnis, höhere Effizienz, bessere Mitarbeitererfahrung | Höhere Anfangsinvestitionen, Schulungsbedarf |
Digitale Mailroom-Management-Software automatisiert verschiedene Teile des Lieferprozesses. Dies spart Zeit und reduziert den Aufwand für das Team, indem Lieferungen automatisch synchronisiert, Benachrichtigungen gesendet und Aufzeichnungen geführt werden.
Zu den Funktionen der digitalen Mailroom-Management-Software gehören die Automatisierung von Arbeitsabläufen, die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung durch einfache Benachrichtigungen und die Möglichkeit, die Abholung zu einem passenden Zeitpunkt zu arrangieren.
Die Implementierung eines digitalen Mailroom-Management-Systems kann helfen, einen reibungslosen Post- und Paketprozess sowohl für die Organisation als auch für die Mitarbeiter zu schaffen. Dies führt zu weniger Paketansammlungen und einem besser organisierten Arbeitsbereich.
Vorteile von Digitalem Mailroom-Management
Automatisierung von Abläufen
Die Automatisierung von Abläufen durch digitale Mailroom-Management-Software bringt erhebliche Vorteile mit sich. Diese Software automatisiert verschiedene Teile des Zustellungsprozesses, spart Zeit und reduziert den Aufwand für das Team. Durch automatische Synchronisierung, Benachrichtigungen und die Aufzeichnung von Lieferungen wird der gesamte Prozess effizienter gestaltet.
Einige Funktionen der Automatisierung umfassen:
- Automatische Workflows
- Echtzeit-Benachrichtigungen
- Aufnahme und Verfolgung der Zustellungen
| Funktionen der Automatisierung | Vorteile |
|---|---|
| Automatische Workflows | Zeitersparnis |
| Echtzeit-Benachrichtigungen | Reduzierung von Fehlern |
| Aufnahme und Verfolgung der Zustellungen | Verbesserte Nachverfolgbarkeit |
Effizienzsteigerung
Durch die Implementierung von digitalem Mailroom-Management wird die Effizienz der gesamten Organisation gesteigert. Technologien wie Barcodes und spezielle Mailroom-Software optimieren die Vorgänge und minimieren menschliche Fehler. Dies führt zu einer schnelleren Bearbeitung von Post und Paketen sowie einer verbesserten Gesamteffizienz.
Einige Effizienzsteigerungen umfassen:
- Schnellere Bearbeitung von Post
- Minimierung menschlicher Fehler
- Optimierte Nachverfolgung und Handhabung
| Effizienzsteigerung | Ergebnis |
|---|---|
| Schnellere Bearbeitung | Erhöhte Produktivität |
| Minimierung menschlicher Fehler | Höhere Genauigkeit |
| Optimierte Nachverfolgung | Bessere Kontrolle |
Verbesserung der Mitarbeitererfahrung
Eine der wesentlichen Vorteile der digitalen Mailroom-Management-Software ist die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung. Die Software erleichtert es den Mitarbeitern, Benachrichtigungen über ihre Lieferungen zu erhalten und Abholungen zu einem günstigen Zeitpunkt zu arrangieren. Dies führt zu einer reibungsloseren und stressfreieren Arbeitsumgebung.
Einige Verbesserungen der Mitarbeitererfahrung umfassen:
- Einfache Benachrichtigungen
- Bequeme Abholzeiten
- Weniger Paketstapelungen
| Verbesserungen | Vorteile für Mitarbeiter |
|---|---|
| Einfache Benachrichtigungen | Weniger Stress |
| Bequeme Abholzeiten | Höhere Zufriedenheit |
| Weniger Paketstapelungen | Organisierter Arbeitsplatz |
Die Einführung einer digitalen Mailroom-Management-Software trägt somit wesentlich zur Optimierung von Abläufen, Effizienzsteigerung und Verbesserung der Mitarbeitererfahrung bei.
Implementierung von Mailroom-Management-Software
Funktionen der Software
Die Implementierung von Mailroom-Management-Software bringt zahlreiche Funktionen mit sich, die den Postverwaltungsprozess erheblich verbessern können. Zu den Hauptfunktionen gehören:
- Automatisierung von Arbeitsabläufen: Die Software automatisiert verschiedene Teile des Zustellungsprozesses und spart dem Team Zeit und Mühe, indem Lieferungen automatisch synchronisiert, benachrichtigt und aufgezeichnet werden.
- Benachrichtigungen und Abholvereinbarungen: Die Software verbessert die Mitarbeitererfahrung, indem sie es den Mitarbeitern erleichtert, Benachrichtigungen über ihre Lieferung zu erhalten und eine Abholung zu einem passenden Zeitpunkt zu arrangieren.
- Sichere Online-Portale: Die Software verwandelt bestehende digitale Dokumentationen in ein sicheres, vollständig durchsuchbares Online-Portal, das jederzeit und überall zugänglich ist.
- Ressourcen- und Platzersparnis: Durch die Automatisierung werden Ressourcen und Raum freigesetzt, wodurch mehr Personal, Geld und Zeit für die individuelle Expertise der Mitarbeiter und das Unternehmenswachstum zur Verfügung stehen.
Effekte auf die Organisation und Mitarbeiter
Die Implementierung einer Mailroom-Management-Software hat weitreichende positive Effekte auf die Organisation und ihre Mitarbeiter.
Effizienzsteigerung: Die Automatisierung der Arbeitsabläufe führt zu einer reibungsloseren Abwicklung des Postverwaltungsprozesses und reduziert das Risiko von Paketstaus. Dies schafft ein organisierteres Arbeitsumfeld.
Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Die Möglichkeit, Benachrichtigungen zu erhalten und Abholungen flexibel zu gestalten, erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Weniger Zeit wird für die Verwaltung von Post und Paketen aufgewendet, was mehr Zeit für die Kernaufgaben lässt.
Bessere Sichtbarkeit und Kontrolle: Die Transformation von Dokumentationen in ein sicheres Online-Portal bietet der Organisation eine bessere Kontrolle und Sichtbarkeit über den gesamten Postverwaltungsprozess. Dies erleichtert die Nachverfolgung von Paketen und reduziert Verluste.
Ressourcenoptimierung: Durch die Automatisierung werden personelle und finanzielle Ressourcen effizienter eingesetzt, was langfristig zu Kosteneinsparungen führt. Mitarbeiter können sich stärker auf ihre Hauptaufgaben konzentrieren, was die Produktivität erhöht.
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Effizienzsteigerung | Reibungslosere Abwicklung und weniger Paketstaus |
| Verbesserte Mitarbeitererfahrung | Flexiblere Benachrichtigungen und Abholungen |
| Bessere Sichtbarkeit und Kontrolle | Sicheres, durchsuchbares Online-Portal |
| Ressourcenoptimierung | Effizienterer Einsatz von Personal und Finanzen |
Die Implementierung einer Mailroom-Management-Software trägt somit erheblich zur Optimierung der Postverwaltung bei und schafft Vorteile sowohl für die Organisation als auch für die Mitarbeiter.
Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerung
Reduzierung von Verlusten
Durch den Einsatz von automatisierten digitalen Poststellen lassen sich Verluste minimieren. Digitale Lösungen bieten eine Genauigkeit von 99,9%, was zu einer schnelleren Verarbeitung und geringeren Kosten für Unternehmen führt. Verluste durch menschliche Fehler werden drastisch reduziert, was die Zuverlässigkeit und Effizienz des Postmanagements erhöht.
| Faktor | Traditionelles System | Digitales System |
|---|---|---|
| Genauigkeit | 85% | 99,9% |
| Verluste | Hoch | Niedrig |
Automatisierung von Prozessen
Digitale Mailroom-Management-Software kann Unternehmen helfen, durchschnittliche Einsparungen von 30% im Vergleich zu internen Kosten zu erzielen, indem sie über 90% der Prozesse automatisiert und eine Genauigkeit von 99,9% erreicht.
Die Automatisierung befreit Ressourcen und Platz, sodass mehr Mitarbeiter, Geld und Zeit für individuelle Fachkenntnisse und das Geschäftswachstum zur Verfügung stehen.
| Prozess | Traditionell | Automatisiert |
|---|---|---|
| Bearbeitungszeit | Langsam | Schnell |
| Automatisierungsgrad | Niedrig | Über 90% |
| Genauigkeit | Variabel | 99,9% |
Verbesserte Sichtbarkeit und Kontrolle
Durch die Implementierung eines digitalen Mailrooms wird eine bessere Sichtbarkeit und Kontrolle erreicht. Bestehende digitale Dokumentationen werden in ein sicheres, vollständig durchsuchbares Online-Portal umgewandelt, das sofort und rund um die Uhr zugänglich ist.
Diese Transparenz ermöglicht es den Unternehmen, ihre Postprozesse besser zu überwachen und zu steuern.
| Aspekt | Traditionelles System | Digitales System |
|---|---|---|
| Sichtbarkeit | Eingeschränkt | Hoch |
| Kontrolle | Schwerfällig | Effizient |
| Zugänglichkeit | Bürozeiten | 24/7 |
Automatisierte digitale Poststellen bieten Flexibilität und Skalierbarkeit, sodass sie sich an jede Unternehmensgröße anpassen und das Wachstum unterstützen können. Dies führt zu einer insgesamt gesteigerten Effizienz und ermöglicht es den Unternehmen, ihre Ressourcen optimal zu nutzen.
Best Practices für Mailroom-Management
Um die Effizienz und Sicherheit im Mailroom zu maximieren, sind bestimmte bewährte Verfahren unerlässlich. Hier sind drei wesentliche Best Practices, die bei der Implementierung von Mailroom-Management-Software berücksichtigt werden sollten.
Vermeidung von Paketverlusten
In großen Städten erreichen bis zu 15% der Pakete nie ihren vorgesehenen Empfänger. Ursachen hierfür können Diebstahl, falsche Etikettierung oder schlechtes Mailroom-Management sein. Um Paketverluste zu minimieren, sollten folgende Maßnahmen ergriffen werden:
- Automatisierte Kurierregistrierungssysteme: Systeme wie DeliveryOS™ integrieren sich mit Besucherverwaltungsplattformen und verbessern die Nachverfolgbarkeit und Organisation im Mailroom.
- Kontaktloses Tracking: Die Verwendung von Mailroom-Management-Apps zur kontaktlosen Verfolgung hilft, alle eingehenden und ausgehenden Sendungen zu erfassen und automatisch zu dokumentieren.
Implementierung von Automatisierungsmaßnahmen
Die Automatisierung von Prozessen im Mailroom kann zu erheblichen Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen führen. Digitale Mailroom-Lösungen können Unternehmen durchschnittlich 30% der Kosten im Vergleich zu internen Lösungen sparen, indem sie über 90% der Abläufe automatisieren und eine Genauigkeit von 99,9% erreichen.
| Automatisierungsgrad | Kosteneinsparung (%) | Genauigkeit (%) |
|---|---|---|
| 90% | 30% | 99,9% |
Automatisierungsmaßnahmen umfassen:
- Hochgeschwindigkeitsöffner: Diese Geräte können die Geschwindigkeit und Effizienz beim Öffnen von Briefen und Paketen erheblich verbessern.
- Barcode-Technologie: Der Einsatz von Barcodes zur Nachverfolgung und Verwaltung von Paketen erhöht die Genauigkeit und Effizienz.
Kontaktloses Tracking und Benachrichtigungen
Ein weiterer wichtiger Aspekt der modernen Mailroom-Management-Software ist die Fähigkeit, kontaktloses Tracking und automatische Benachrichtigungen zu bieten. Dies trägt nicht nur zur Effizienz bei, sondern auch zur Sicherheit der Mitarbeiter und der Sendungen.
- Automatische Aufzeichnungen: Kontaktlose Verfolgungssysteme erstellen automatische Aufzeichnungen aller Sendungen, was die Anzahl der Personen reduziert, durch die ein Paket geht, und die Chancen auf Verluste minimiert.
- Echtzeit-Benachrichtigungen: Mitarbeiter können Benachrichtigungen über den Status ihrer Pakete in Echtzeit erhalten, was die Transparenz und Nachverfolgbarkeit erhöht.
Durch die Umsetzung dieser Best Practices kann ein Unternehmen sicherstellen, dass sein Mailroom effizient und sicher arbeitet, was sowohl die Mitarbeitererfahrung als auch die allgemeine Produktivität verbessert.
Technologische Innovationen im Mailroom
Der Einsatz moderner Technologien im Mailroom-Management hat die Art und Weise revolutioniert, wie Post und Pakete bearbeitet werden. Zu den wichtigsten Innovationen gehören der Einsatz von Barcodes, Hochgeschwindigkeitsöffnern und modernster Softwarelösungen.
Einsatz von Barcodes
Barcodes sind ein wesentliches Element der digitalen Mailroom-Management-Systeme. Sie ermöglichen eine präzise Nachverfolgung und Verwaltung von Postsendungen. Durch das Scannen von Barcodes kann jede Sendung eindeutig identifiziert und nachverfolgt werden, was die Effizienz erheblich steigert und Fehler minimiert.
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Geschwindigkeit | Schnelle Erfassung und Verarbeitung von Sendungen |
| Genauigkeit | Reduziert menschliche Fehler und verbessert die Nachverfolgbarkeit |
| Effizienz | Optimiert die gesamte Postbearbeitung und verbessert die Kontrolle |
Barcodes erleichtern auch die Identifikation von Engpässen und ermöglichen eine bessere Planung und Steuerung der Postverarbeitung.
Anwendung von Hochgeschwindigkeitsöffnern
Hochgeschwindigkeitsöffner sind spezialisierte Maschinen, die den Prozess des Öffnens von Briefumschlägen automatisieren. Diese Geräte können große Mengen an Post in kürzester Zeit öffnen, was die Bearbeitungsgeschwindigkeit erheblich erhöht und manuelle Arbeit reduziert.
| Gerät | Kapazität | Geschwindigkeit |
|---|---|---|
| Hochgeschwindigkeitsöffner A | 10.000 Umschläge/Std. | 100 Umschläge/Min. |
| Hochgeschwindigkeitsöffner B | 15.000 Umschläge/Std. | 150 Umschläge/Min. |
Der Einsatz solcher Maschinen verringert das Risiko von Verletzungen durch manuelles Öffnen und sorgt für eine gleichmäßigere und sauberere Öffnung der Umschläge.
Modernste Softwarelösungen
Die Implementierung modernster Softwarelösungen spielt eine entscheidende Rolle im digitalen Mailroom-Management. Diese Softwarelösungen bieten Funktionen zur Nachverfolgung, Berichterstattung und Verwaltung von Postsendungen. Sie ermöglichen eine zentrale Verwaltung und bieten eine verbesserte Sichtbarkeit und Kontrolle über den gesamten Mailroom-Prozess.
| Funktion | Vorteil |
|---|---|
| Tracking | Echtzeit-Nachverfolgung von Sendungen |
| Berichterstattung | Detaillierte Berichte und Analysen zur Optimierung der Prozesse |
| Automatisierung | Reduziert manuelle Eingriffe und steigert die Effizienz |
Moderne Softwarelösungen bieten auch Sicherheitsfunktionen wie die Verschlüsselung sensibler Daten und den Schutz vor unbefugtem Zugriff. Sie unterstützen zudem remote work, indem sie den sofortigen Zugriff auf wichtige Dokumente unabhängig vom Standort des Empfängers ermöglichen.
Durch den Einsatz dieser technologischen Innovationen können Unternehmen ihre Mailroom-Operationen optimieren, die Effizienz steigern und die Sicherheit verbessern.
Outsourcing und Digitale Mailrooms
Kosteneinsparungen durch Outsourcing
Outsourcing des Mailroom-Managements bietet erhebliche Kosteneinsparungen für Unternehmen. Durch die Auslagerung an einen Drittanbieter können Organisationen zwischen 20% und 30% ihrer Investitionen in einen physischen Postraum oder die Postbearbeitung einsparen. Dies führt zu einem verbesserten Zugang zu Informationen und signifikanten Kostensenkungen.
| Kostenfaktor | Einsparungen (%) |
|---|---|
| Physischer Postraum | 20 – 30% |
| Postbearbeitungsabteilung | 20 – 30% |
Ein konkretes Beispiel zeigt, wie ein Kunde durch die Auslagerung der Mailroom-Funktion seine Anzahl der Vollzeitmitarbeiter (FTEs) von 22 auf 6 reduzieren konnte. Innerhalb von 90 Tagen erzielte das Unternehmen jährliche Einsparungen von fast einer Million Dollar.
Risiken und Herausforderungen
Die Implementierung eines ausgelagerten digitalen Mailrooms bringt jedoch auch Risiken mit sich, die im Voraus bewertet werden sollten. Zu den Herausforderungen gehören:
- Verteilung von FAQs
- Überwachung von Helpdesk-Tickets
- Nachbereitungstreffen
- Potenzielle Prozessanpassungen
Diese Nach-Implementierungsprozesse sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die neuen Systeme reibungslos funktionieren und die gewünschten Effizienzsteigerungen erreicht werden.
Prozessoptimierung durch Digitalisierung
Die Digitalisierung des Mailrooms optimiert zahlreiche Prozesse und steigert die Effizienz. Durch den Einsatz moderner Softwarelösungen können Unternehmen ihre Postbearbeitung automatisieren und dadurch Fehler minimieren sowie die Geschwindigkeit der Postverarbeitung erhöhen.
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Automatisierung | Reduzierung manueller Eingriffe, schnellere Verarbeitung |
| Fehlerreduktion | Minimierung menschlicher Fehler durch automatisierte Systeme |
| Effizienzsteigerung | Schnellere Bearbeitung und Verteilung von Post |
Durch die Digitalisierung können Unternehmen nicht nur ihre Kosten senken, sondern auch die Produktivität und Prozessintegrität erhöhen. Dies trägt dazu bei, dass organisatorische Abläufe reibungslos und effizient bleiben.
Die Implementierung einer digitalen Mailroom-Management-Software erfordert sorgfältige Planung und kontinuierliche Überwachung. Dennoch überwiegen die Vorteile, insbesondere in Bezug auf Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerung.
Mitarbeitertraining und Engagement
Die Implementierung einer Mailroom-Management-Software erfordert nicht nur technologische Anpassungen, sondern auch umfassende Schulungsprogramme und die aktive Beteiligung der Mitarbeiter. Dies ist entscheidend, um die Effizienz und Sicherheit im Postmanagement zu gewährleisten.
Schulungsprogramme
Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter optimal auf die Nutzung der Mailroom-Management-Software vorbereitet sind, sind umfassende Schulungsprogramme unerlässlich. Diese Programme sollten die folgenden Aspekte abdecken:
- Grundlegende Bedienung der Software
- Umgang mit unerwarteten Situationen
- Sicherheitsbewusstsein und Betrugsprävention
- Regelmäßige Auffrischungskurse
| Schulungsinhalt | Häufigkeit | Dauer |
|---|---|---|
| Grundlegende Bedienung | Einmalig | 8 Stunden |
| Unerwartete Situationen | Jährlich | 2 Stunden |
| Sicherheitsbewusstsein | Jährlich | 2 Stunden |
| Auffrischungskurse | Halbjährlich | 4 Stunden |
Bedeutung der Mitarbeiterbeteiligung
Die aktive Beteiligung der Mitarbeiter ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg des digitalen Mailroom-Managements. Wenn Mitarbeiter in den Implementierungsprozess einbezogen werden, erhöht dies:
- Akzeptanz und Motivation: Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt und sind eher bereit, neue Systeme zu akzeptieren.
- Feedback und Verbesserung: Durch direkte Rückmeldungen können Schwachstellen identifiziert und behoben werden.
- Effizienz und Produktivität: Engagierte Mitarbeiter arbeiten effizienter und tragen zur Steigerung der Produktivität bei.
Betrugsprävention und Sicherheitsbewusstsein
Betrugsprävention und Sicherheitsbewusstsein sind essenziell, um die Integrität der Mailroom-Management-Prozesse zu gewährleisten. Regelmäßige Schulungen und Sensibilisierungsprogramme helfen dabei, Mitarbeiter für potenzielle Risiken zu sensibilisieren. Wichtige Maßnahmen umfassen:
- Identifizierung von Risiken: Mitarbeiter lernen, wie sie potenzielle Betrugsversuche erkennen können.
- Sicherheitsprotokolle: Einführung und Einhaltung von Sicherheitsprotokollen.
- Meldesysteme: Einrichtung von Systemen zur Meldung verdächtiger Aktivitäten.
| Maßnahme | Ziel | Häufigkeit |
|---|---|---|
| Risiken identifizieren | Sensibilisierung | Jährlich |
| Sicherheitsprotokolle | Schutzmaßnahmen | Kontinuierlich |
| Meldesysteme | Transparenz | Kontinuierlich |
Durch gut durchdachte Schulungsprogramme, die Bedeutung der Mitarbeiterbeteiligung und umfassende Maßnahmen zur Betrugsprävention kann die Implementierung einer Mailroom-Management-Software erfolgreich gestaltet werden.
Digitaler Mailroom und Effizienz
Steigerung der Effizienz
Durch den Einsatz von digitalen Poststellen können Unternehmen ihre Betriebsabläufe optimieren. Technologien wie Barcodes und Mailroom-Management-Software ermöglichen eine effiziente Verfolgung und Handhabung von Postsendungen. Dies minimiert menschliche Fehler, erhöht die Verarbeitungsgeschwindigkeit und verbessert die Gesamteffizienz.
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Minimierung menschlicher Fehler | Automatisierte Erfassung und Verfolgung reduzieren Fehler |
| Erhöhte Verarbeitungsgeschwindigkeit | Schnellere Bearbeitung und Verteilung der Post |
| Verbesserte Effizienz | Optimierte Abläufe durch Technologieeinsatz |
Produktivitätssteigerung
Die Automatisierung manueller Aufgaben in digitalen Poststellen führt zu einer schnelleren Verteilung und erhöhten Produktivität. Diese fortschrittlichen Softwarelösungen bieten robuste Sicherheitsmaßnahmen, schützen sensible Informationen und gewährleisten die Einhaltung von Vorschriften wie HIPAA.
| Bereich | Vorteil |
|---|---|
| Verteilungsgeschwindigkeit | Schnellere Zustellung von Dokumenten |
| Sicherheit | Verbesserte Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutz |
| Einhaltung von Vorschriften | Sicherstellung der Compliance mit gesetzlichen Anforderungen |
Prozessintegrität und Verantwortlichkeit
Digitale Poststellen erleichtern die Arbeit im Homeoffice, indem sie sofortigen Zugriff auf wichtige Dokumente ermöglichen, unabhängig vom Standort des Empfängers. Dies fördert die Zusammenarbeit zwischen geografisch verteilten Teams. Zudem wird die Sicherheit erhöht, indem das Risiko des Verlusts wichtiger Dokumente reduziert und die einfache Wiederauffindbarkeit archivierter Post ermöglicht wird.
| Aspekt | Vorteil |
|---|---|
| Sofortiger Dokumentenzugriff | Förderung der Remote-Arbeit |
| Erhöhte Sicherheit | Reduziertes Risiko des Dokumentenverlusts |
| Einfache Wiederauffindbarkeit | Effiziente Archivierung und Abfrage |
Digitale Poststellen nehmen den traditionellen Poststellenprozessen die Ungewissheit. Erfasste Bilder und digitale eindeutige Kennungen ersetzen mühsame manuelle Eintragsprotokolle, die anfällig für menschliche Fehler sind. Dies reduziert erheblich die Anzahl verlorener, fehlplatzierter oder fehlgeleiteter Post und Pakete.
