In einem zunehmend volatilen, unsicheren, komplexen und mehrdeutigen Markt müssen sowohl Organisationen als auch ihre Führungskräfte und Teams Projektmanagement-Tools anwenden, die Agile Methoden ermöglichen, und somit sich schneller und effizienter an die ständigen Veränderungen in ihrem Umfeld anzupassen.
Es ist kein Geheimnis, dass die digitale (und kulturelle) Transformation von Unternehmen eine unbestreitbare Realität ist. Außerdem ist dies ein notwendiger und entscheidender Schritt, nicht nur, um sich auf dem Markt zu behaupten, sondern auch, um in einem Umfeld des ständigen Wandels zu überleben.
Das bedeutet zwangsläufig, dass sie „agile“ Methoden in ihren Bereichen und Teams entwerfen, entwickeln und einführen müssen, um ihre internen Prozesse zu optimieren und so qualitativ hochwertigere Produkte und/oder Dienstleistungen zu liefern, die Kosten zu minimieren und die Fristen zu verkürzen.
Was sind agile Methoden?
Technisch gesehen sind agile Methoden solche, die es ermöglichen, die Arbeitsweise an die Bedingungen des jeweiligen Projekts anzupassen. Dies ermöglicht eine flexiblere und schnellere Reaktion und damit eine bessere Anpassung des Projekts und seiner Entwicklung an die spezifischen Umstände des Umfelds.
Unternehmen, die diese Methoden anwenden, können ihre Projekte auf flexible, autonome und effiziente Weise managen, die Kosten senken und ihre Produktivität deutlich steigern.
Im Gegenzug verbessern die verschiedenen Mitglieder der professionellen Teams Fähigkeiten wie effektive Kommunikation, Flexibilität, Anpassungsfähigkeit, Empathie, Empowerment, Entscheidungsfindung und Führung.
Vorteile des Einsatzes agiler Methoden
Agiles und zeitnahes Projektmanagement bietet folgende Vorteile für die Leistung von Unternehmen und Organisationen:
Verbessert die Qualität des Endprodukts oder der Dienstleistung
Diese Methoden fördern die Proaktivität der Teammitglieder, was sich in einem größeren Streben nach Spitzenleistungen niederschlägt. Darüber hinaus werden Merkmale wie Integration, Verifizierung und kontinuierliche Verbesserung vertieft, was den endgültigen Erfolg der Aufgaben exponentiell steigert.
Höhere Kundenzufriedenheit
Die Verbraucher von Produkten oder Dienstleistungen werden während des gesamten Entwicklungsprozesses stärker einbezogen und engagiert. Dies wird durch verschiedene Demonstrationen und Vorablieferungen erreicht, die in Echtzeit durchgeführt werden und zu kontinuierlichen Verbesserungen während des gesamten Prozesses führen.
Höhere Motivation der Beschäftigten
Agile Methoden fördern die Proaktivität und das Selbstmanagement von Arbeitsteams, was die Entwicklung von kreativen Fähigkeiten und Innovationen unter den Teammitgliedern erleichtert.
Kollaborative Arbeit
Aufgaben oder Funktionen werden zwischen verschiedenen Teams und Rollen aufgeteilt, was mit häufigen kurzen Treffen kombiniert wird. Dies ermöglicht eine bessere Organisation der allgemeinen und individuellen Arbeit.
Die wichtigsten Messgrößen
Die Schätzung von Parametern wie Zeit, Kosten und Leistung ist realistischer als bei traditionellen Methoden. Auch die Aufteilung in kleine Teams und Phasen sorgt dafür, dass man besser weiß, was in der Umgebung passiert.
Mehr Kontrolle und Vorhersehbarkeit
Die Möglichkeit, das Produkt während eines agilen Prozesses zu überprüfen und anzupassen, gibt allen Teammitgliedern mehr Kontrolle über die Arbeit. Das verbessert die Fähigkeit, Unvorhergesehenes zu erkennen und zukünftige Änderungen im Szenario zu verhindern.
Kostenreduzierung
Agiles Projektmanagement schließt die Möglichkeit eines völligen Scheiterns praktisch aus. Das liegt daran, dass Fehler in Echtzeit erkannt und korrigiert werden, anstatt zu warten, bis das Produkt fertig ist. Dadurch wird das Budget optimiert und die Investitionskosten werden gesenkt.
Die gängigsten agilen Methoden
Derzeit gibt es verschiedene Optionen für agile Methoden, die sich alle von den Mustern und Prinzipien ableiten, die 2001 im „Agilen Manifest für Softwareentwicklung“ festgelegt wurden. Einige der bekanntesten sind die folgenden:
Extreme Programming oder XP
Sie ist ein sehr nützliches Instrument für Start-ups oder Unternehmen, die sich in der Konsolidierung befinden, da ihr Hauptziel darin besteht, die Interaktion zwischen Mitarbeitern und Kunden zu verbessern. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, die persönlichen Beziehungen durch Teamarbeit zu verbessern, eine effektive Kommunikation zu fördern und Ausfallzeiten zu vermeiden.
Die wichtigsten Phasen sind:
- Projektplanung mit dem Kunden
- Projektentwurf
- Kodierung im Team, um effizientere und bessere Ergebnisse zu erzielen
- Tests, um das Funktionieren der implementierten Schritte zu überprüfen
SCRUM
Es basiert auf einer inkrementellen Entwicklungsstruktur, die die Zyklen eines Produkts und / oder einer Dienstleistung in einzelne „kleine Projekte“ unterteilt. Diese wiederum werden in verschiedene Phasen unterteilt: Analyse, Entwicklung und Testen. In der Entwicklungsphase finden wir die bekannten Prozessinteraktionen oder Sprints, die regelmäßigen und teilweisen Lieferungen des Endprodukts entsprechen.
Mit dieser Methodik lassen sich komplexe Projekte angehen, die eine hohe Flexibilität und Schnelligkeit bei der Umsetzung der Ergebnisse erfordern. Dazu können wir eine Strategie anwenden, um Fehler, die bei zu langen Entwicklungen auftreten können, durch häufige Meetings, die die Einhaltung der festgelegten Ziele sicherstellen, zu verwalten und zu normalisieren.
Es gibt zwei Arten von Ansätzen:
- Iterativ: In jedem Sprint wird eine neue Version des Produkts erstellt, die die Version des vorherigen Sprints verbessert. Das Ziel ist es, die Eigenschaften des Produkts und/oder der Dienstleistung im Laufe des Projekts zu verfeinern und zu verbessern.
- Inkrementell: In jedem kurzen Zeitraum werden dem Produkt neue Eigenschaften hinzugefügt.
Zu den verschiedenen Elementen, die diese Methode ausmachen, gehören die folgenden Komponenten: die zugewiesenen Zeiten, die Definition von Fakten, der Scrum-Zyklus, die Produkte und die verschiedenen Arten von Treffen. Es gibt drei Arten von Meetings: Planungs-, Tages- und Review-Retrospektive. Letzteres ist das wichtigste von allen, denn es wird nach Abschluss eines Sprints abgehalten, um den Projektfortschritt zu reflektieren und Verbesserungen vorzuschlagen.
Die Grundpfeiler von Scrum sind Innovation, Flexibilität, Wettbewerbsfähigkeit und Produktivität. In jedem agilen Projekt, das mit Scrum durchgeführt wird, können wir drei Rollen unterscheiden: Product Owner, Scrum Master und Entwicklungsteam.
KANBAN
Die Kanban-Strategie, die auch als „Visual Cards“ bekannt ist, ist für Projektmanager sehr nützlich. Sie besteht darin, eine Tabelle oder ein Diagramm mit drei Spalten für Aufgaben zu erstellen: ausstehend, in Bearbeitung oder abgeschlossen.
Diese Tabelle muss dem gesamten Team zur Verfügung stehen, um doppelte Aufgaben oder die Möglichkeit, dass einige dieser Aufgaben nicht ausgeführt werden, zu vermeiden. Auf diese Weise verbessert diese Methode die Produktivität und Effizienz des Teams.
Kanban bietet die folgenden Vorteile:
- Angemessene Planung der Aufgaben
- Optimierung der Arbeitsleistung des Teams
- Bessere visuelle Metriken
- Kontinuierliche Lieferzeiten
- Agile Einführung
Sie dient dazu, die allgemeinen Ziele der Unternehmen zu definieren. Es geht darum, Aspekte wie die Art des Zielkunden, Mehrwertangebote und Verkaufsstrategien zu klären. Er wird in der Regel nach der Elevator-Pitch-Methode entwickelt, die aus kleinen Treffen zwischen den Partnern und dem Arbeitsteam besteht, bei denen die einzelnen Beiträge nicht länger als 5 Minuten dauern.
Google Design Sprint
Diese von Google entwickelte Methode wurde entwickelt, um berufliche Profile in der agilen Welt zu optimieren. Sie besteht aus einem fünftägigen Prozess, nach dem das Unternehmen alle Fragen im Zusammenhang mit Design, Prototyping und Kundentests klären muss.
Wie bei Scrum besteht das Ziel darin, die Arbeit in begrenzte Sprints aufzuteilen, um die Durchführungszeiten auf einige Wochen zu reduzieren. Auf diese Weise ist es möglich zu verstehen, ob die Idee, die hinter der Einführung eines Produkts steht, gut ist, bevor es auf dem Markt erscheint. Dazu wird die Studie eines Prototyps verwendet, die diese Informationen im Voraus liefert, um mögliche Fehler zu vermeiden.
Lean
Es ist sowohl eine agile Arbeitsmethode als auch eine Philosophie, die sich darauf konzentriert, den Kundennutzen zu maximieren und Verschwendung zu minimieren. Das bedeutet, nur das Nötigste zum richtigen Zeitpunkt zu produzieren.
Von dieser Prämisse ausgehend können wir das Konzept des Lean Start Up anwenden, das darin besteht, diese Methodik auf die Markteinführung neuer Unternehmen auszuweiten. Dazu werden alle Aktivitäten, die einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen, hervorgehoben und gleichzeitig die Aktivitäten, die keinen Mehrwert darstellen, eliminiert.
Ziel ist es, die gewonnenen Erkenntnisse laufend zu validieren, neue Ideen im realen Geschäft auszuprobieren und diese Arbeitsweise im Team zu iterieren.
Zusammenfassung
Diese große Vielfalt an agilen Methoden bedeutet nicht, dass man sich zwangsläufig für die eine oder andere entscheiden muss, sondern vielmehr, dass man die Möglichkeiten ausloten sollte, sie miteinander zu kombinieren.
So können wir sie besser an die Eigenschaften unseres Unternehmens und unserer Teams sowie an die Bedürfnisse unserer Kunden oder der Zielgruppe, die wir erreichen wollen, anpassen. Auf diese Weise lässt sich der Wert des Endergebnisses des Projekts besser maximieren, indem wir Aufgaben vermeiden, die keinen Mehrwert schaffen, möglichst wenig Verschwendung erzeugen und uns ständig verbessern.