„Ich bin am Arbeiten“ kann vieles bedeuten. Vielleicht arbeitest du bei geschlossener Tür an einem Strategiedokument. Vielleicht arbeitest du dich mit aufgesetztem Headset durch eine Liste von Anrufen. Vielleicht diskutierst du in einer Besprechung über Ideen.
All das ist Arbeit, aber es sind ganz unterschiedliche Tätigkeiten. Tatsächlich gibt es mindestens vier sehr unterschiedliche Arten von Arbeit, mit denen du dich beschäftigen kannst.
Wenn du diese 4 Arbeitsmodi verstehst, können du und dein Team euren Tag auf höchst produktive Weise strukturieren. Wenn du sie aber nicht kennst oder sie in einen Topf wirfst, besteht die Gefahr, dass du ernsthafte Probleme bekommst. Schau, ob du die möglichen Probleme erkennen kannst.
Die 4 Arten der Arbeit
Der Arbeitsmodus: Fokus
Der Fokusmodus bedeutet, dass du mit dem Kopf bei der Arbeit bist. Keine Ablenkungen, keine Nachrichten, keine Meetings. Du erstellst Tabellenkalkulationen, entwirfst Pläne, programmierst Module oder führst Verkaufsgespräche. Es gibt keine Kommunikation mit deinem Team. Du bist nicht verfügbar und unerreichbar.
Der Arbeitsmodus: Verfügbar
Im Verfügbarkeitsmodus arbeitest du individuell, bist aber für deine Teamkollegen auf Abruf.
Du könntest schnelles Feedback zu einem Entwurf geben oder eine Pause einlegen, um eine E-Mail zu lesen, bevor sie verschickt wird. Du arbeitest entweder aktiv mit oder bist bereit, auf neue Informationen zu reagieren.
Nachrichten und Benachrichtigungen sind in diesem Modus keine Ablenkungen. Sie helfen dir, auf dem Laufenden zu bleiben, woran andere arbeiten und wie du ihnen helfen kannst.
Der Arbeitsmodus: Engagiert
Im Modus „Engagiert“ bist du in einem synchronen Gespräch mit anderen voll präsent. Was immer du mit anderen tust, hat deine volle Aufmerksamkeit. Der Modus „Engagiert“ ist ideal, wenn du ein Projekt startest, ein großes Problem lösen willst oder Ideen sammelst.
Der Arbeitsmodus: Arbeitsfrei
Im Arbeitsfrei-Modus denkst du überhaupt nicht an die Arbeit. Das kann passieren, wenn du dir den Tag frei nimmst. Oder es kann sein, wenn du einer anderen Tätigkeit nachgehst oder dich mit deinem Team triffst.
Hast du gesehen, wo die Probleme beginnen?
Zwei Dinge fallen auf, wenn wir die Arbeit in diese vier Arbeitsmodi einteilen.
Der Großteil deiner Belegschaft ist die ganze Zeit im Verfügbarkeitsmodus
Die Leute wachen auf und checken sofort ihre Nachrichten. Sie lassen den ganzen Tag über Benachrichtigungen laufen. Sie checken ihre E-Mails alle 30 Minuten. Sie scrollen durch ihre Feeds, als ob es so aussieht das etwas ihre Aufmerksamkeit erfordert.
In Meetings checken sie ihr Telefon und lassen einen separaten Bildschirm laufen, um für andere Aufgaben verfügbar zu bleiben. Die Benachrichtigungen sind immer eingeschaltet.
Wenn sie im Büro sind, sind sie bereit, ihre Arbeit zu unterbrechen, sobald jemand vorbeikommt und Augenkontakt aufnimmt. Wenn sie einen Tag frei nehmen müssen, sagen sie: „Ich habe heute frei. Ruf mich an, wenn du etwas brauchst.“
Die meisten Menschen sind nicht nur im Verfügbarkeitsmodus, sondern auch im reinen Textmodus. Sie tragen Konflikte über E-Mails und Textnachrichten aus. Schriftliche Kommunikation verdunkelt die Emotionen. Sie kann zu schmerzhaften Verzögerungen führen, wo ein kurzer fünfminütiger Telefonanruf das Problem gelöst hätte.
Das ist eine Eigenschaft, kein Fehler
Dein Arbeitsplatz ist wahrscheinlich so eingerichtet, dass der Nur-Text-Verfügbar-Modus gefördert und belohnt wird. Bei den meisten Softwareprogrammen sind die Benachrichtigungen standardmäßig aktiviert. Sie wollen, dass du Zeit in dem Produkt verbringst. Sie wollen dich ständig an etwas Neues erinnern. Jeder Bildschirm bietet dir viele Möglichkeiten, dich so abzulenken, wie du willst.
Die Gewohnheiten am Arbeitsplatz belohnen unbewusst den Verfügbarkeitsmodus. Wir loben diejenigen, die mit Chatbot-ähnlichen Reflexen antworten, halten aber nicht inne, um zu fragen: „Womit waren sie gerade beschäftigt?“
Wir beglückwünschen selten die Person, die alle Nachrichten ignoriert hat, um eine wichtige Aufgabe zu erledigen.
Es sieht so aus, als würde ein Arbeiten von überall Modell eher auf den Fokus-Modus ausgerichtet sein, aber das ist nicht der Fall. Die Menschen haben das Bedürfnis, noch reaktionsschneller und verfügbarer zu sein, und bleiben schließlich den ganzen Tag über in höchster Alarmbereitschaft.
Die schädlichen Auswirkungen einer Immer-aktiv-Belegschaft
Der Verfügbarkeitsmodus ist nicht das Böse; es gibt einen richtigen Platz dafür. Aber wenn dein Team den ganzen Tag in diesem Modus ist, wird es ausgebrannt, leistet keine gute Arbeit und findet nie wirklich Anschluss an seine Teamkollegen.
Die Menschen arbeiten länger als je zuvor, aber das bedeutet nicht, dass sie auch mehr schaffen. Ständig im Verfügbarkeitsmodus zu sein, führt dazu, dass Aufgaben und Projekte länger dauern, weil man weniger Zeit hat, sich zu konzentrieren.
Wenn du für Ablenkungen offen bist, ist es schwer, große Schritte in Richtung wichtiger Ziele zu machen. Du wirst immer wieder von der wichtigen Arbeit abgezogen. Wenn Teammitglieder in Meetings im Verfügbarkeitsmodus sind, verpasst du die seltene Chance auf innovatives Denken, echtes Feedback und Kontakt.
Wie man einen digitalen Arbeitsplatz einrichtet, der alle vier Arbeitsmodi fördert
Alle vier Arbeitsmodi sind wichtig für ein gesundes Arbeitsleben, aber die meisten von uns verbringen zu viel Zeit im Verfügbarkeitsmodus. Führungskräfte müssen ein Umfeld schaffen, in dem die Menschen sicher in allen vier Modi arbeiten können.
Erkenne die Realität an
Der Verfügbarkeitsmodus ist der Strom, in dem wir leben, und die unausgesprochene Erwartung. Um einen anderen Arbeitsplatz zu schaffen, musst du gegen den Strom schwimmen. Benenne die Arbeitsmodi, lege eine gemeinsame Sprache fest und mache sie zu einem offenen Thema.
Jeder Mensch hat eine andere Einstellung zur Arbeit
Die Mischung der Arbeitsweisen, die jeder Mensch braucht, hängt von seiner Persönlichkeit und seinen Aufgaben ab. Manche Menschen fühlen sich am wohlsten mit einer 70-10-10-10-Mischung aus Focus, Verfügbar, Engagiert und Arbeitsfrei. Andere mit eher kooperativen oder unterstützenden Aufgaben brauchen vielleicht 20-50-20-10. Zwinge nicht jedem ein Modell auf. Lasse deinen Mitarbeitern die Freiheit zu wählen, was für sie gut ist.
Jeder Tag ist anders
Die Teammitglieder sollten in der Lage sein, einen Blick auf ihren Kalender zu werfen und zu entscheiden, wie sie ihn am besten nutzen wollen. An manchen Tagen muss man sich vielleicht zu 80 % auf die Arbeit konzentrieren, aber an anderen ist mehr Zusammenarbeit gefragt. Eine große Markteinführung oder eine Veranstaltung bedeutet zum Beispiel, dass die meisten Kollegen im Verfügbarkeitsmodus sein müssen.
Es sollte einfach sein, in den Focus-Modus zu wechseln, wenn du dich zurückziehen musst, oder dich zu sammeln, um in den Engagiert-Modus zu wechseln.
Verlange viel mehr von deiner Technik
Verwende Software, die nicht für den Verfügbarkeitsmodus optimiert ist. Benachrichtigungen sollten standardmäßig ausgeschaltet sein. Das Tool sollte nicht versuchen, dich dazu zu bringen, mehr Zeit als nötig in der Software zu verbringen. Es sollte keine unnötigen Infos oder Zähler auf Tabs, Desktops oder mobilen Geräten einblenden.
Wenn das Tool keine Möglichkeit bietet, Benachrichtigungen anzupassen oder zu planen, solltest du dir eine Alternative suchen. Wenn die Benachrichtigungen nicht standardmäßig ausgeschaltet sind, solltest du eine Alternative finden. Produkte werden sich anpassen, wenn digitale Führungskräfte diese Art von Funktionen und Handlungsmöglichkeiten fordern.
Erwarte, dass Menschen für ihre Benachrichtigungen verantwortlich sind
Ermutige die Menschen dazu, sich die Informationen selbst zu suchen, anstatt zu erwarten, dass sie zu ihnen kommen. Bei der Einführung eines neuen Tools solltest du sicherstellen, dass die Menschen wissen, wie sie die Benachrichtigungen steuern können.
Geh mit gutem Beispiel voran
Der beste Weg, deine Mitarbeiter dazu zu bringen, im Focus-Modus zu arbeiten, ist, nicht erreichbar zu sein, wenn sie sich an dich wenden. Lebe das Verhalten vor, das du erwartest. Wenn deine Augen während eines Meetings hin und her huschen, weiß jeder, was du tust.
Schicke keine Nachrichten nach Feierabend
Wenn du spätabends Nachrichten schickst, gibt das anderen das Gefühl, dass auch sie ständig arbeiten müssen. Wenn du einen flexiblen Arbeitsplan hast, ist es vielleicht besser, wenn du sehr früh oder spät nachts arbeitest. Probiere aus, Nachrichten zeitlich zu planen, anstatt sie sofort zu verschicken.
Plane bessere Meetings
Wenn du Wert auf Zeit legst, sind Meetings heilige Ereignisse. Du kannst diese Zeit nicht zurückbekommen und du willst sie respektieren. Das bedeutet, dass jeder im Engagiert-Modus sein muss. Der Einzelne sollte alle ungenutzten Tabs schließen und während der Sitzung Fragen stellen.
Aber die Hauptverantwortung für engagierte Meetings liegt bei der Person, die sie leitet. Hast du im Vorfeld eine Tagesordnung verschickt? Hast du die Teilnehmer gebeten, Vorarbeit zu leisten? Hältst du dich an einen festen Zeitplan? Dokumentierst du die Dinge? Hast du darüber nachgedacht, worauf die Teilnehmer während des Meetings achten werden?
Führe den Fokus-Modus ein
Wahrscheinlich fällt es vielen in deinem Team schwer, in den Fokus-Modus zu kommen, oder sie wissen einfach nicht, wie. Es erfordert eine Menge Übung und Konsequenz. Der Fokusmodus erfordert, dass du dir lange Zeitblöcke freihältst, dich im Voraus vorbereitest und mit deinen inneren Ablenkungsauslösern kämpfst.
Das ist etwas, was wir nicht gelernt haben, also musst du vielleicht denjenigen im Team helfen, die mehr Hilfe brauchen.
Belohne und feiere jeden Modus
Es ist einfach, zu feiern, wenn jemand ansprechbar ist. Aber hast du ähnliche Möglichkeiten, um Menschen zu ermutigen, die sich in einer Besprechung sehr engagieren? Oder Menschen, die in der Lage sind, sich von der Arbeit abzumelden? Oder diejenigen, die nicht ablenkbar sind? Mach dir die Mühe, Menschen anzuerkennen, wenn sie sich in einem der anderen Modi bewegen.
Mach den Arbeitsfrei-Modus unverzichtbar
Der Arbeitsfrei-Modus ist für digitale Teams sehr wichtig. Du hast nur selten die Chance, mit Menschen zu interagieren, wenn es nicht um ein geschäftliches Ziel geht. Das sind nicht nur die ersten paar Minuten eines Anrufs, in denen ihr euch über das Wochenende austauscht. Das ist ein wichtiger Zeitblock, in dem ihr als Menschen interagiert und Spaß miteinander habt. Das kann ein Spiel sein, eine Diskussion oder ein digitales Feierabendbier.
Arbeitsmodi für die Zukunft
Die Gefahren, die entstehen, wenn man ständig im Verfügbarkeitsmodus ist, sind real, und ein ungewollter digitaler Arbeitspatz verschlimmert sie noch. Als digitale Führungskraft liegt es in deiner Verantwortung, Raum für alle vier Arbeitsmodi zu schaffen und das richtige Verhalten vorzuleben.
Finde Wege, um Teammitglieder dazu zu ermutigen, sich zu konzentrieren, sich zu engagieren oder eine Pause von der Arbeit zu machen und trotzdem füreinander verfügbar zu sein