Die Digitalisierung durchdringt mittlerweile jeden Lebensbereich. Gerade die Arbeitswelt durchlebt dadurch einen beispiellosen Wandel, der noch lange nicht abgeschlossen ist.
Um ihr Geschäftsmodell zukunftsfähig zu gestalten, stellen sich Firmen die Frage, wohin die Reise geht und konzipieren dementsprechend Digitalisierungsstrategien.
Die Entscheidung ist endgültig: Dein Unternehmen hat eine bewusste Reise in Richtung digitale Transformation begonnen. Der nächste entscheidende Schritt ist die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes, aber das kann vage erscheinen. Wie sieht ein digitaler Arbeitsplatz eigentlich aus? Wie unterscheidet er sich von dem, was du bereits nutzt?
Die Suche nach Tools für den digitalen Arbeitsplatz ist sogar noch überwältigender. Auf den ersten Blick sehen die Anwendungen sehr ähnlich aus. Die Unterschiede zwischen den Lösungen könnten jedoch tagelange Schulungen für deine Mitarbeiter oder weitere App-Abonnements bedeuten, um fehlende Funktionen zu ergänzen oder Kommunikationsbedürfnisse zu erfüllen.
Wer will schon Zeit damit verbringen, eine Anwendung zu erlernen, die nicht funktioniert, oder Ressourcen für eine Software verschwenden, die zu dem Ladenhüter wird? Hier ist ein Leitfaden für die zehn wichtigsten Funktionen von Software für den digitalen Arbeitsplatz, um dein Unternehmen auf einen erfolgreichen Weg zur digitalen Transformation zu bringen.
Top 10 Features der Digital Workplace Software
Module für eine Vielzahl von Arbeiten
Mehr als zwei Drittel der Arbeitnehmer verschwenden täglich bis zu 60 Minuten damit, zwischen verschiedenen Apps hin und her zu wechseln. Die Abhilfe? Ein digitaler Arbeitsplatz, an dem Mitarbeiter Prozesse automatisieren, Projekttafeln erstellen, Helpdesk-Fälle bearbeiten und zusammenarbeiten können – alles unter einem Dach.
Wenn Geschäftsprozesse auf einer einheitlichen Plattform stattfinden, ist das Auffinden von Informationen ein Kinderspiel. Anstatt in verschiedenen Anwendungen zu suchen, tippst du einfach das, was du suchst, in die Suchleiste ein, egal ob es sich um eine Datei, einen Diskussionsbeitrag oder Kontaktinformationen eines Benutzers handelt.
Stressfreie Integration
Die Software für den digitalen Arbeitsplatz wird nicht alle Bedürfnisse eines Unternehmens abdecken, wie z.B. das Kundenbeziehungsmanagement, aber CRM-Systeme und andere wichtige Software können mit Hilfe der API-Technologie integriert werden; es ist keine Codierung erforderlich.
Bei der Integration geht es nicht darum, ein Sortiment von technischen Tools zusammenzukleben, sondern strategisch ausgewählte Software zu verbinden, um eine höhere Produktivität zu erreichen. Wenn du einige Einzelfunktionssysteme hast, sollten diese in den digitalen Arbeitsplatz verschoben werden, um Abo-Gebühren und Umschaltzeiten zu sparen. Unverzichtbare Tools, wie z.B. Buchhaltungssoftware, können mit einem digitalen Arbeitsplatz verbunden werden, um Berichte und Datenübertragungen zu vereinfachen.
No-Code-Workflow und Projektmanagement
Mach dich direkt an die Arbeit mit einer no-code, intuitiven Lösung, mit der Mitarbeiter einfache oder komplexe Workflows erstellen können.
Funktionen wie Drag-and-Drop-Formulare und Kanban-Boards bieten visuelle Wege für Teams, um Probleme zu lösen, ohne darauf warten zu müssen, dass eine IT-Abteilung ein neues Programm schreibt. Solow von Deloitte kommentierte, dass das Anbieten von Self-Service-Optionen für administrative und HR-bezogene Aufgaben in der digitalen Arbeitsplatztechnologie die Produktivität und Effizienz verbessern könnte.
Deloitte fand auch heraus, dass eine verbesserte Benutzererfahrung an einem digitalen Arbeitsplatz die Mitarbeiterbindung um bis zu 78 Prozent erhöhen kann. Wie viele Mitarbeiter warten auf die Möglichkeit, ein intuitives System zu nutzen?
Vorgefertigte Apps für sofortigen Self-Service
Selbst in einer visuellen Anwendung kann der Aufbau von Workflow-Prozessen für einige Mitarbeiter entmutigend sein. Sie sind sich vielleicht nicht sicher, welche Informationen sie in ein Formular einfügen sollen oder welche Schritte genau in einem einfachen Prozess involviert sind. Kleinere Unternehmen oder Startups haben vielleicht einfach nicht die Zeit, um einen Workflow zu entwickeln.
Vorgefertigte Apps sparen Zeit für Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe automatisieren und einen digitalen Arbeitsplatz einrichten wollen. Prozesse wie Budgetfreigaben, Bestellungen und das Onboarding von Mitarbeitern folgen ähnlichen Schritten, unabhängig von der Art des Unternehmens. Mitarbeiter können eine vorgefertigte App installieren, um loszulegen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.
Kontextbezogene Konversationen
63 Prozent der Arbeitnehmer wollten schon einmal ihren Job kündigen, weil ineffektive Kommunikation sie bei der Erledigung ihrer Arbeit behindert hat. Obwohl es viele Möglichkeiten der Zusammenarbeit gibt, sind die meisten Apps nur ein Zusatz, der lose mit den täglichen Arbeitsaufgaben verbunden ist.
Ein digitaler Arbeitsplatz ermöglicht es Mitarbeitern, andere in Gesprächen innerhalb der zugehörigen Aufgabe oder des Projekts zu markieren, was es einfacher macht, die Korrespondenz zu verfolgen. Nachdem ein neues Teammitglied eingeführt wurde, kann es alle bisherigen Kommentare einsehen und sich in wenigen Minuten auf den neuesten Stand bringen.
Die Bereitstellung eines nützlichen Kommunikationstools hält auch Schatten-IT-Probleme in Schach. Kompromittierte Sicherheit, Nichteinhaltung von Vorschriften und Verlust des Eigentums an geistigem Eigentum können in jedem Unternehmen zu kostspieligen, langfristigen Schäden führen.
Kanäle für die Zusammenarbeit
Für Diskussionen, die nicht direkt mit der Arbeit zu tun haben, markieren die Mitarbeiter ihre Kollegen in Gruppen von Kollaborationskanälen, die nach Kategorien geordnet sind. Erstklassige Tools beinhalten Emoji- und GIF-Optionen in Unterhaltungen und ermöglichen es den Mitarbeitern, sich durch Umfragen, Erhebungen und Ankündigungen auszutauschen.
Wenn Mitarbeiter die digitale Kommunikation einschränken müssen, kann das Management ihnen die Option anbieten, Benachrichtigungen für Kanäle, die für ihre spezifischen Aufgaben weniger relevant sind, abzuschalten. Manager, die sichergehen wollen, dass Unterhaltungen arbeitsgerecht bleiben, sollten die Möglichkeit haben, Beiträge zu moderieren und die Kontrolle über Diskussionskanäle zu behalten.
Intelligentes Reporting
Ein wirklich digitaler Arbeitsplatz beinhaltet eine Vielzahl von Berichtsoptionen, um die Prozesseffizienz zu verfolgen und zu verbessern. Halte Ausschau nach einer Software für den digitalen Arbeitsplatz mit alternden Metriken, Pivot-Tabellen oder benutzerdefinierten Berichten, um die Anforderungen deines Unternehmens zu erfüllen.
Die Identifizierung von Prozessproblemen kann schwierig sein, aber vollständige Audit-Protokolle archivieren jede Aktion, um sowohl Zeit zu sparen als auch die Verantwortlichkeit zu verbessern, wenn Manager den Workflow steuern und optimieren.
Optionen zur Zugriffskontrolle
Wo passen vertrauliche Daten in einen öffentlichen digitalen Arbeitsplatz? Sicherheitsfunktionen steuern, wer sensible Felder und Informationen sehen kann. Für Unterhaltungen, die unter Verschluss gehalten werden müssen, sind geheime Kollaborationskanäle eine einfache Möglichkeit, Diskussionen privat am digitalen Arbeitsplatz zu führen, anstatt auf E-Mails zurückzugreifen.
Erkundige dich, wie einfach es ist, die Zugriffsrechte zu ändern. Einige Plattformen bieten Zugriffskontrolle an, aber machen die Prozeduren umständlich.
Flexibilität bei Workflow und Formatierung
- Halte Teammitglieder für die Einhaltung des automatisierten Workflow-Fortschritts verantwortlich, indem du benutzerdefinierte Parameter für SLAs, Fristen und Eskalationen verwendest.
- Je nach Projektphase ist die Möglichkeit, von Kanban-Boards zu einem Tabellenlayout oder Aktivitätsstrom zu wechseln, von Vorteil.
- Mitarbeiter, die Helpdesk-Fälle lösen, brauchen die Freiheit, individualisierte Falllösungen zu erstellen und die auf Aufgabenkarten angezeigten Quick-Infos für mehr Agilität zu ändern.
- Die manuelle Zuweisung von Aufgaben, die immer an die gleichen Personen gehen, ist ein überflüssiger Zeitfresser. Wähle ein Tool, bei dem du wiederkehrende Aufgaben einrichten kannst, die in regelmäßigen Abständen für sich wiederholende Prozesse ausgelöst werden.
- Benutzerdefinierte Attribute bieten einzigartige Kategorien für Benutzer, um die Zuweisung von Aufgaben intelligenter zu gestalten und so Zeit bei der Aufgabenverteilung zu sparen. Andere Aufgabentypen können durch Formeln oder Gruppen zugewiesen werden, um die richtige Aufgabe an die richtige Person zu bringen.
- In Teams, in denen Mitglieder aus der Ferne arbeiten, sind Einstellungen auf Konto- und Benutzerebene für Sprache, Arbeitstage, Währung und Zeitzonen wertvoll.
Grenzenlose Portabilität
Um effektiv mit globalen Remote-Teams zu arbeiten, ist die Möglichkeit, die Arbeit überallhin mitzunehmen, obligatorisch. Cloud-basierte Software für den digitalen Arbeitsplatz gibt deinen Mitarbeitern nicht nur mehr Vielseitigkeit, sondern erhöht auch deinen Zugang zu Talenten auf der ganzen Welt erheblich. Teilzeit- und Gigworker spielen eine unschätzbare Rolle in einem Unternehmen, indem sie Arbeitslücken füllen oder zusätzliche Personalressourcen in Zeiten des Wachstums bereitstellen.
Eine mobile App für den digitalen Arbeitsplatz ist eine weitere Notwendigkeit für die heutige On-the-Go-Kultur. Wenn die Anwesenheit des Managements erforderlich ist, um Genehmigungen zu erteilen, ziehen sich die Prozesse in die Länge. Ein einfaches Antippen des mobilen Bildschirms bringt den Arbeitsablauf voran und beeindruckt Kunden und Lieferanten mit schnellem Service.
