Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes: Treiber, Vorteile und Irrtümer

Ob überraschend oder nicht, die digitale Transformation des Arbeitsplatzes hinkt der Digitalisierung anderer Branchen hinterher. Die digitale Transformation von spezialisierten Geschäftsprozessen wie dem Gesundheitswesen, der Logistik und der Produktion ist weitaus beeindruckender.

Für einen erfolgreichen und nahtlosen Übergang zu einem mehr oder vollständig digitalisierten Arbeitsplatz müssen CEOs und Personalverantwortliche ihre Prioritäten aufeinander abstimmen, um der sich ständig verändernden digitalen Welt, die sie umgibt, voraus zu sein. Personalabteilungen müssen sich die aufkommenden Technologien zunutze machen, um den Arbeitsplatz der Zukunft so zu gestalten, dass er nicht nur die Produktivität steigert, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung fördert.

Warum ist die digitale Transformation des Arbeitsplatzes so wichtig?

Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes kann als die Nutzung fortschrittlicher digitaler Technologien beschrieben werden, um Menschen, Räume und Dinge mit Geschäftsprozessen zu verbinden und:

• die Produktivität zu verbessern
• Innovation voranzutreiben
• die Arbeitskräfte einzubinden
• Geschäftskosten zu senken

Die Umstellung eines Unternehmens auf die Digitalisierung ist von enormer Bedeutung für sein Überleben und Wachstum. Konnektivität, Agilität und Mitarbeiterkomfort sind nur einige der Bereiche, in denen sich ein erfolgreiches Unternehmen von seinen Konkurrenten unterscheiden kann.

Durch einen Wettbewerbsvorteil bei den Geschäftsprozessen und der Belegschaft haben modernisierte Unternehmen eine hohe Wahrscheinlichkeit, auf dem Markt zu überleben und zu wachsen.

Einige Prognosen besagen, dass vier von zehn Unternehmen den digitalen Wandel nicht durchlaufen und somit innerhalb der nächsten fünf Jahre scheitern werden.

Welche Trends treiben es voran?

Die Art und Weise, wie Unternehmen funktionieren, wird durch die Veränderungen in ihrem Umfeld bestimmt. Einige der Veränderungen, die den größten Einfluss auf die Unternehmenstätigkeit haben, sind:

• Mitarbeiterengagement – laut Gallup sind über 80% der Beschäftigten nicht an ihrer Arbeit interessiert. Und einige dieser Beschäftigten bringen ihre Unzufriedenheit offen zum Ausdruck und gefährden die allgemeine Zufriedenheit und Moral am Arbeitsplatz. Neue Technologien und Methoden der Arbeitsplatzorganisation müssen eingesetzt werden, um die Zufriedenheit und das Engagement zu steigern. Dazu gehören Verbesserungen in der Kommunikation und Konnektivität, Arbeitsflexibilität sowie der Einsatz von Technologie, um alltägliche Aufgaben effizienter zu gestalten.
• Generationsvielfalt in der Belegschaft – die Belegschaft in vielen Unternehmen, vor allem in größeren, ist vielfältig. Die Einteilung in Babyboomer, Millennials und Gen Z ist wahrscheinlich mit Vorsicht zu genießen, aber Tatsache ist, dass die jüngeren Generationen, wie z. B. die Gen Z, technikaffin sind, was bedeutet, dass sie sich wahrscheinlich schneller an einen digital veränderten Arbeitsplatz anpassen werden.
• Arbeitsflexibilität – Der normale 08:00 bis 17:00 Uhr Arbeitstag könnte für viele Unternehmen bald der Vergangenheit angehören. Dank schneller Internetgeschwindigkeiten und –software sowie der dazugehörigen Geräte sind die Menschen heute mehr denn je vernetzt – ob sie wollen oder nicht. Und im Zeitalter der Globalisierung ist es üblich geworden, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter zu fast jeder Zeit des Tages brauchen. Auf der anderen Seite erwarten die Arbeitnehmer heute ein gewisses Maß an Flexibilität bei ihren Arbeitszeiten. Sie wollen in der Lage sein, ihren Arbeitstag teilweise selbst zu gestalten und sich zwischen der Arbeit um familiäre oder gesundheitliche Aktivitäten zu kümmern. Die Unternehmen, denen dies gelingt, werden einen Vorteil bei der Rekrutierung der besten Talente haben.
• Internet der Dinge – Es wird erwartet, dass bis zum Jahr 2020 über 50 Milliarden Geräte mit dem Internet verbunden sein werden. Das liegt an den neuen Fortschritten in der Internettechnologie und der Übertragbarkeit von Geräten. Mit dem Ausbau der Konnektivität können Unternehmen auch externe Kompetenzen und Kenntnisse nutzen und sind nicht mehr nur auf die ihrer eigenen Beschäftigten angewiesen.

Was kann die Digitalisierung für ein Unternehmen bringen?

Die wichtigsten Arbeitsbereiche, die durch die Umsetzung der digitalen Transformation verbessert werden können, sind:

Talentakquise

Online-Plattformen und -Bewerbungen sind zum wichtigsten Treffpunkt zwischen Personalvermittlern und Arbeitssuchenden geworden. Auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt von heute müssen Personalvermittler bereit sein, schnell zu handeln und zusätzliche Anstrengungen zu unternehmen, um dem Unternehmen hochwertige Arbeitskräfte zuzuführen.

Dank der Digitalisierung und cloudbasierter Rekrutierungstools können Personalverantwortliche jetzt einfacher und kostengünstiger Top-Kandidaten finden, bewerten und organisieren. Auf der anderen Seite ist es schwieriger geworden, Top-Talente zu finden und zu halten, da Arbeitssuchende mehr Möglichkeiten haben als je zuvor.

Die Zukunft der Talentrekrutierung scheint sich um die Digitalisierung zu drehen. Schauen wir uns zum Beispiel LinkedIn oder Xing an, das anfangs als Ergänzung zu den traditionellen Lebensläufen und persönlichen Vorstellungsgesprächen gesehen wurde, so sehen wir, dass es jetzt die wichtigste Cloud-Plattform für vollständig digitale Lebensläufe und geworden ist.

Durch die Technologie wird die Welt kleiner, so dass talentierte Fachkräfte jetzt eher bereit sind, für den richtigen Job in eine andere Stadt oder ein anderes Land umzuziehen.

Kollaboration

Die Zusammenarbeit ist die Grundlage für die Digitalisierung des Arbeitsplatzes. Echtzeit- oder synchrone Kommunikationsmittel wie E-Mail sind seit Jahrzehnten ein grundlegender Kommunikationskanal in fast allen Unternehmen und sind auch heute noch genauso wichtig.

In den letzten Jahren wurden mit dem Aufkommen von Microsofts Teams, Googles Hangouts und seit kurzem auch Slack vermehrt echtzeitnahe Kommunikationsmittel eingesetzt.

Die Arbeitnehmer sind es mittlerweile gewohnt, fast sofort auf alle wichtigen Informationen zuzugreifen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Und mit dem Aufkommen von mobilen Computern und Technologien wie LTE und 5G können wichtige Mitarbeiter zu jeder Tageszeit erreichbar sein, so dass eine nahezu sofortige Feinabstimmung wichtiger Geschäftsprozesse möglich ist.

Büro und Home Office

Technologisch fortschrittliche Geräte sind in den Büros von heute nichts Neues. Wir alle sind daran gewöhnt, remote zu arbeiten, leistungsstarke Computer und virtuelle Konferenzen zu haben. Aber im Zuge der digitalen Transformation werden selbst einfache Büroartikel wie Schreibtische, Stühle oder Kühlschränke durch fortschrittlichere und „intelligentere“ Versionen ihrer selbst ersetzt. Oft sind sie auch mit einer Internetverbindung ausgestattet.

Das sind alles Verbesserungen, die der Gesundheit und dem Wohlbefinden der Mitarbeiter dienen:

• Schreibtische können dich daran erinnern, öfter aufzustehen und in gesünderen Positionen zu arbeiten
• Intelligente Kühlschränke und Verkaufsautomaten können automatisch Erinnerungen zum Nachfüllen von Vorräten senden

Leistungsstarke SaaS-Tools werden in fast jedem modernen Unternehmen eingesetzt und ermöglichen einen schlankeren und effizienteren Geschäftsbetrieb. Diese Tools bilden auch die Grundlage für flexible Arbeitszeiten oder vollständige Remotearbeit – Modelle, die sowohl bei Arbeitnehmern als auch bei Arbeitgebern immer beliebter werden.

Arbeitnehmer sind heute eher geneigt, einen Job mit einem gewissen Maß an Flexibilität zu wählen, während Arbeitgeber Geld für Büroräume und Bürobedarf sparen können, wenn sie sich für ein teil- oder vollständig ferngesteuertes Geschäftsmodell entscheiden. Das bringt uns zum nächsten Punkt.

Befähigung der Beschäftigten

Wie bereits erwähnt, werden die Erwartungen der Arbeitnehmer an die Werkzeuge und Technologien, die sie am Arbeitsplatz nutzen werden, immer höher. Textverarbeitungssoftware, Tabellenkalkulation und Präsentationssoftware gehören bereits zum Standard am Arbeitsplatz.

Aber auch andere Tätigkeiten und Aufgaben werden immer stärker digitalisiert.

Lösungen wie Kollaborationssoftware, Cloud-basierter Speicher, Zeiterfassung, tragbare Geräte usw. werden entwickelt und neu konzipiert, um den Beschäftigten mehr Möglichkeiten zu geben, Informationen zu sammeln, Entscheidungen zu treffen und das Arbeitsklima zu verbessern.

Was sind die häufigsten Fehler bei der Digitalisierung des Arbeitsplatzes?

Obwohl die digitale Transformation des Arbeitsplatzes wünschenswert und empfehlenswert ist, müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie sie richtig umsetzen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Unternehmen bei der Umstellung auf digitale Methoden scheitern, so Gallup:

• Bereitstellung von Werkzeugen ohne Erwartungen – Studien haben herausgefunden, dass die Mitarbeiter, die vor der digitalen Transformation sehr engagiert waren, eher bereit waren, neue Werkzeuge und Technologien anzunehmen, während die Mitarbeiter, die weniger engagiert oder unengagiert waren, dies ungeachtet der neuen Möglichkeiten auch weiterhin waren. Die Quintessenz ist, dass sich die Unternehmenskultur und das Verhalten der Mitarbeiter wahrscheinlich nicht wesentlich ändern werden, wenn die Mitarbeiter die bereitgestellten digitalen Werkzeuge nicht nutzen. Bevor du also digitale Technologien einführst, solltest du sicherstellen, dass die sozialen Verhaltensweisen der Organisation mit den gewünschten Zielen übereinstimmen.
• Einführung einer Einheitslösung – Um eine gesunde Arbeitsplatzkultur zu schaffen, ist ein individueller Ansatz zur Bewertung deiner Mitarbeiter erforderlich. Bei der Einführung einer digitalen Lösung und der Verfolgung des Mitarbeiterengagements müssen die Führungskräfte die individuellen Unterschiede berücksichtigen und dürfen bei der Bewertung der Mitarbeiterleistung nicht nur auf Zahlen achten. „Es gibt keinen Autopiloten oder digitalen Ersatz für gutes Management“.
• Vergessen, die Investitionsrendite zu bewerten – Die Einführung neuer Apps, Tools und Technologien zur Steigerung der Effizienz und Produktivität am Arbeitsplatz ist erst der Anfang des Transformationsprozesses. Du musst Kennzahlen festlegen und die Kapitalrendite nachverfolgen, um zu sehen, wie die Digitalisierung deinem Unternehmen geholfen hat und ob es noch Raum für weitere Verbesserungen gibt.

Zusammenfassung

Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes ist kein völlig neues Konzept, aber jedes Jahr entscheiden sich mehr und mehr Unternehmen für diese Art von Veränderung. Einige Prognosen besagen, dass bis zum Jahr 2025 75 % der Unternehmen digital sein werden oder eine digitale Geschäftsumwandlung durchlaufen. Von diesen Unternehmen werden nur 30 % erfolgreich sein.

Deshalb muss die digitale Transformation ernst genommen und fachkundig gemanagt werden, wenn sie für eine Organisation oder ein Unternehmen von Vorteil sein soll.