Sind Sie bereit, Ihr Business in neue Sphären zu katapultieren? Dann entdecken Sie die transformative Kraft intelligenter Softwarelösungen! Mit smarten Tools optimieren Sie nicht nur das Marketing, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die Personaleinsatzplanung und Ihren Kundenservice, sondern pushen gleichzeitig auch Vertrieb und Unternehmenswachstum auf ungeahnte Höhen.
Egal, ob es um das Onboarding von Mitarbeitern, die Personaleinsatzplanung oder den Kundenservice geht, es ist für jeden etwas dabei.
Es ist gar nicht so einfach, Ihr Unternehmen zu skalieren, oder was meinen Sie? Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist nicht mehr nur ein Luxus für größere Unternehmen, sondern wird schnell zu einer Notwendigkeit für Unternehmen aller Größenordnungen, um kontinuierlichen Erfolg zu gewährleisten. Unternehmen sind aktiv bestrebt, ihre Abläufe so weit wie möglich zu automatisieren, und suchen nach Software, die den Zeit- und Geldaufwand für solche Ressourcen optimiert.
Unternehmen bevorzugen Software, die effizient und integriert ist und insgesamt das Beste vom Besten bietet. Qualitativ hochwertige Software kann dazu beitragen, verschiedene Ineffizienzen im Unternehmen zu verringern, z. B. in den Bereichen Personalverwaltung, Rechnungsstellung und Gehaltsabrechnung, Materialplanung, Produktion und Vertrieb und vieles mehr.
Durch die Beseitigung dieser Ineffizienzen können die Betriebskosten erheblich gesenkt und Ihr Unternehmen skaliert werden. Natürlich ist die Implementierung von Software leichter gesagt als getan, und es gibt einige Änderungen, auf die sich das gesamte Unternehmen einstellen muss. In diesem Blog befassen wir uns mit den verschiedenen Softwarelösungen, von denen Unternehmen am meisten profitieren können, und erläutern, wie wichtig es ist, die Skalierbarkeit von Software zu analysieren, um festzustellen, ob und wie eine bestimmte Software zur Skalierung Ihres Unternehmens beitragen kann.
Wie Sie Software und Automatisierung nutzen können, um Ihr Business zu skalieren
Wenn Sie über das Potenzial verfügen, Ihr Unternehmen zu vergrößern, können Sie viele Ergebnisse auf einmal erzielen. Sie können die Geschäftsentwicklung erheblich steigern und gleichzeitig den Service verbessern und zufriedenere, engagiertere Mitarbeiter haben.
1. Skalierung der Finanzprozesse
Finanzprozesse erfüllen alle Kriterien dafür, ob etwas automatisiert werden sollte oder nicht. Dies gilt in der Regel für sich wiederholende und zeitaufwändige, aber notwendige Aufgaben, die einen geringen Wert haben.
Wenn Sie Ihr Unternehmen entwickeln wollen, können Sie alles automatisieren – von der internen Gehaltsabrechnung bis hin zur Rechnungsstellung an Kunden und sogar Zahlungen an Lieferanten. Wenn Sie Ihr Finanzwesen automatisieren, müssen Sie sich nie wieder Sorgen um Ihre Kapazitäten machen. Außerdem können Sie einen Teil Ihrer Finanzzeit für Ihre strategische Analyse und Unternehmenstransparenz verwenden. So können Sie Ihr Unternehmen noch weiter ausbauen!
2. Skalierung der Kundenservice zur Verbesserung der Serviceleistung und Kundenzufriedenheit
Es gibt verschiedene Techniken, um den Kundenservice zu skalieren und die Beschränkungen für die Anzahl der Personen, die Sie gleichzeitig betreuen können, durch Automatisierung zu beseitigen:
- Mit Hilfe von Service Desk-Software und entsprechenden Self-Services können Kunden Probleme selbst lösen.
- Durch den Einsatz von Chatbots können Unternehmen Antworten auf häufige Fragen automatisieren und die Anzahl der Personen, die Sie kontaktieren müssen, reduzieren.
- Durch die Nutzung von Selbstbedienungsfunktionen wie Kontoverwaltungsbereichen können Ihre Kunden alles erreichen und selbst ändern, ohne Sie zu kontaktieren.
Die Einführung mobiler Banking-Apps ist eines der außergewöhnlichsten Beispiele für die zunehmende Kundenbetreuung im letzten Jahrzehnt. Die Menschen können jetzt alles, was sie früher nur telefonisch oder in der Bank erledigen konnten, mit ihrem Mobiltelefon erledigen.
Dies hat einerseits den großen Banken geholfen, lukrativer zu werden, andererseits aber auch eine Atmosphäre geschaffen, in der neue Banken (Neo-Banken) mit neuen Geschäftsmodellen auf den Markt kommen und langfristig erfolgreich sein können. Letztlich waren alle Banken in der Lage, ihr Geschäft mit den richtigen Instrumenten zu erweitern.
3. Skalierung Ihrer Lead-Generierung und Betreuung
Jeder, der vor über 10 Jahren in der Geschäftsentwicklung tätig war, weiß noch, wie schwierig es war, seine Kontakte mit einer Excel-Datenbank zu pflegen. Erstaunlicherweise gibt es auch heute noch Unternehmen, die keine CRM-Software verwenden!
Die Gewinnung von Leads ist schwierig und zeitaufwendig. Sie müssen sie pflegen und sicherstellen, dass Sie nur Termine mit Personen vereinbaren, von denen Sie wissen, dass sie an Ihrem Unternehmen interessiert sind. Das ist jedoch genau der Grund, warum Sie dies automatisieren sollten! Dadurch erhalten Sie nicht nur mehr Leads in Ihrer Pipeline, sondern können sie auch besser segmentieren und eine Verbindung zu ihnen aufbauen, bevor Sie sie überhaupt persönlich gesehen oder gesprochen haben.
Die effektive Verwaltung bestehender Leads und die Gewinnung weiterer Leads ist natürlich ein sicherer Weg, um Ihr Unternehmen zu vergrößern. Mehr Leads bedeuten mehr Möglichkeiten zum Abschluss und zur Generierung von Einnahmen, was uns zu unserem nächsten Punkt bringt.
4. Skalierung Ihrer Vertriebsprozesse
Eine gute Idee ist es, den Vertriebsprozess so weit wie möglich zu automatisieren. Wenn Sie eine digitale Dienstleistung anbieten, kann Ihr Vertriebsprozess vollständig selbst bedienbar und online sein. Je nach den von Ihnen verwendeten Anwendungen können Sie Ihren Vertriebsprozess mit der Vertragserstellung, der Rechnungserstellung und dem Onboarding- oder Neukundenbetreuungsprozess verbinden.
5. Skalierung Ihrer rechtlichen Verpflichtungen
Die Tage, an denen Transaktionen persönlich oder per Telefon abgeschlossen wurden, sind längst vorbei, und die Kunden sind zufriedener denn je zuvor! Automatisieren Sie Ihren Vertriebsprozess, damit Sie Ihr Unternehmen mit so wenig menschlicher Interaktion wie möglich wachsen lassen können!
- Durch die Kombination von Vertragsmanagement-Software mit Ihrer CRM-Plattform und anderen Vertriebstools können Sie Verträge automatisieren. Um die Automatisierung von Rechnungen zu unterstützen, können Sie auch Änderungen automatisieren und Ihre Verträge mit Ihren Finanzanwendungen verknüpfen.
- Mit standardisierten „Plug-and-Play“-Vorlagen können Sie die entsprechenden Informationen schnell einpflegen. Abhängig von Ihren Integrationen können Sie dies auch automatisieren, da Sie Daten aus Ihren anderen Anwendungen extrahieren können, um Ihren Vertrag zu füllen.
- Um die Integrität Ihrer Vertragsdokumente zu bewahren, ist eine Versionskontrolle unerlässlich. Sie können einfach den Versionsverlauf verfolgen und jede Version speichern, ohne sich auf andere Personen verlassen zu müssen.
Ergänzend zu diesen Funktionen können Sie auch KI-Tools zur Überprüfung von Dokumenten einsetzen, um Vertragsfehler aufzudecken und Änderungen auf Knopfdruck vorzunehmen. Wenn Sie bei diesen Aufgaben Zeit sparen, haben Sie mehr Zeit, um Ihr Unternehmen anderweitig zu entwickeln.
6. Verbesserung der Qualität im Personalmanagement
Die Mitarbeiterverwaltung ist eine der größten Schwierigkeiten, mit denen Unternehmen ständig konfrontiert sind. Der Zeit- und Arbeitsaufwand, den Arbeitgeber für die Verwaltung ihrer Mitarbeiter und deren Zeitplan benötigen, kann Unternehmen, die die meisten geschäftlichen Aufgaben immer noch auf Papier erledigen, oft überfordern.
Durch die Automatisierung können Unternehmen eine All-in-One-Software nutzen, die alle Probleme im Zusammenhang mit der Personalverwaltung angeht. Zu diesen Problemen gehören:
Onboarding von Mitarbeitern:
- Das Onboarding von Mitarbeitern ist eine entscheidende Geschäftsaktivität, die wir häufig vernachlässigen. Die Notwendigkeit eines organisierten Onboarding-Prozesses wird von Unternehmen oft übersehen. Die Wahrscheinlichkeit, dass Arbeitnehmer, die eine positive Erfahrung beim Onboarding gemacht haben, mehr als drei Jahre lang im Unternehmen bleiben, ist deutlich höher. Der mit dem Verfahren verbundene Aufwand und Zeitrahmen kann durch eine Straffung des Verfahrens verringert werden. Außerdem gibt es dem neuen Mitarbeiter den roten Faden, indem es ihm zeigt, was er von seinem Arbeitsplatz erwarten kann und was er von sich selbst erwarten sollte.
- Das Onboarding von Mitarbeitern ist ein wunderbarer Ausgangspunkt für die Unternehmensautomatisierung. Sie sollte zumindest das Unterzeichnen von Schlüsseldokumenten und Unterlagen für neue Mitarbeiter angenehm gestalten. Es sollte auch einen Abschnitt für die Unternehmenskultur, den Arbeitsplatz und die Erwartungen enthalten, neben anderen Dingen. Je positiver das Onboarding-Erlebnis ist, desto einfacher ist es, Mitarbeiter einzustellen und Ihr Unternehmen zu vergrößern.
Kommunikation mit den Mitarbeitern
- Um Geschäftsziele zu erreichen, sind die meisten Unternehmen darauf angewiesen, dass verschiedene Teams oder Abteilungen zusammenarbeiten. Dies ist ohne die entsprechenden Kommunikationsmittel unmöglich zu erreichen. Viele Vorgesetzte von Remote-Mitarbeitern verlassen sich auf persönliche Kommunikationskanäle wie E-Mail, WhatsApp und Textnachrichten. Diese sind zwar funktional, eignen sich aber nicht für die arbeitsbezogene Kommunikation und Zusammenarbeit.
- Jira, awork und Microsoft Team sind Beispiele für automatisierte Lösungen, die die Kommunikation rationalisieren und die Zusammenarbeit vereinfachen, unabhängig davon, wo sich das Team befindet. Das Schöne an diesen Kommunikationstools ist, dass sie häufig mit anderen internen Systemen und Technologien interagieren. Andere professionelle Kommunikationskanäle können über bestehende Systeme, wie z. B. Ihre Software zur Personaleinsatzplanung, genutzt werden.
Personaleinsatzplanung
- Die Personaleinsatzplanung ist ein weiterer Aspekt der Unternehmensautomatisierung, der zur Verbesserung des Personalmanagements beiträgt. Viele Softwareanbieter unterstützen Unternehmen bei der Automatisierung ihrer Personaleinsatzplanung und kann Ihnen bis zu 90 % der Zeit ersparen, die sie mit der Erstellung und Überwachung von Einsatzplänen verbringen. Dank moderner Tools können Sie einen Plan in Minutenschnelle ausfüllen. Auf Knopfdruck kann sie per KI Optimierungsvorschläge und Anpassungen vornehmen. Dazu gehören in der Regel auch eine Reihe von Integrationen, die Ihnen bei Dingen wie der Gehaltsabrechnung und der Anwesenheitsüberwachung helfen.
- Durch die Automatisierung der Personaleinsatzplanung gewinnen Sie Zeit für das Management und die Planer, die sich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren können. Mit einer automatisierten Plattform können Sie Zeit, Geld und Aufwand sparen und letztlich Ihr Unternehmen skalieren.
Nach der Analyse der Prozesse, die durch Software verbessert werden können, ist es auch wichtig, die Skalierbarkeit der Software zu prüfen, um zu sehen, ob sie zu Ihrem Unternehmen passt.
Analyse der Skalierbarkeit von Software
Jede zukunftsorientierte Firma muss sich auf zukünftige Erweiterungen in allen Bereichen der Softwareentwicklung vorbereiten. Ihr Unternehmen muss Algorithmen, Netzwerkprotokolle und Anwendungen auswählen, die für künftige Änderungen geeignet sind, unabhängig davon, ob Sie eine Software-Infrastruktur für ein internes Unternehmenssystem oder ein Produkt für Kunden entwickeln.
Bevor Sie jedoch eine endgültige Entscheidung für ein aktuelles oder zukünftiges Softwareprojekt treffen, müssen Sie zunächst das Skalierbarkeitsmodell bewerten, das dem Wachstum und der zunehmenden Benutzeraktivität standhält.
Was ist eine Software-Skalierbarkeit Analyse?
Der Prozess der Bewertung der Leistung eines Systems oder einer Softwareanwendung wird als Software-Skalierbarkeit Analyse (Skalierbarkeitstest) bezeichnet. Diese Technik gibt an, wie das System oder die Anwendung auf eine durch strukturelle Änderungen verursachte Erhöhung der Arbeitslast reagiert.
Die Skalierbarkeit von Software kann ebenso wie die Leistung gemessen werden. Jetzt müssen Sie nur noch entscheiden, welche Leistungskriterien oder Systemattribute Sie verfolgen wollen.
Messtechniken für die Skalierbarkeit von Software
Es gibt 4 Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten, um festzustellen, ob Ihr Unternehmen von der Skalierbarkeit der Software profitieren kann:
- Antwortzeit: Die Zeit zwischen der Anfrage eines Benutzers und der Antwort der Anwendung wird als Antwortzeit gemessen; je kürzer die Antwortzeit ist, desto besser ist die Leistung der Anwendung. Benutzer können im Durchschnitt eine Reaktionszeit von 5 Sekunden ertragen. Alles, was darüber hinausgeht, verschlechtert die Leistung Ihres Programms und beeinträchtigt das Benutzererlebnis.
- Ressourcennutzung (Netzwerk und Speicher): Wenn das Programm voll funktionsfähig ist, bewertet diese Eigenschaft die genutzte Speicherkapazität und Netzwerkbandbreite.
- Durchsatz: Der Durchsatz ist eine Kennzahl, die die Anzahl der in einer bestimmten Zeitspanne bearbeiteten Anfragen erfasst. Bei Webanwendungen wird der Durchsatz beispielsweise anhand der Anzahl der innerhalb eines bestimmten Zeitintervalls empfangenen oder verarbeiteten Anfragen bewertet.
- Kosten: Der Preis für jede von der Software durchgeführte Transaktion.
Diese 4 Faktoren können einen persönlichen Standpunkt dazu liefern, was das Unternehmen von seiner Software erwartet. Anhand dieser Kennzahlen kann ein Unternehmen feststellen, ob es die Nutzung einer bestimmten Software skalieren sollte oder nicht.
Vorteile der Durchführung einer Software-Skalierbarkeits Analyse
- Skalierbarkeitstests können Ihnen dabei helfen, herauszufinden, wie Sie Ihre Anwendung bei wachsender Nachfrage erweitern können.
- Eine Skalierbarkeitsanalyse hilft bei der Auswahl eines geeigneten Skalierbarkeitsmodells für Ihre Softwareanwendung.
- Eine Skalierbarkeitsanalyse kann Ihnen auch Geld sparen, wenn Sie Ihre Anwendung erweitern (oder verkleinern).
- Die Analyse der Skalierbarkeit von Software hilft bei der Ermittlung verschiedener Probleme, die durch ein Upgrade oder die Suche nach einer neuen Software gelöst werden können:
- Kompatibilitätsprobleme und mangelnde Integration in Altsysteme.
- Interne Schwachstellen wie fehlerhafter Code können zu Fehlfunktionen des Systems und langen Ausfallzeiten führen.
- Hohe Wartungskosten aufgrund wiederkehrender Probleme.
Nachdem wir nun eine Vorstellung davon haben, wie eine Software-Skalierbarkeit Analyse dabei helfen kann, Ihr Geschäftsmodell zu ermitteln, ist klar, dass jedes Unternehmen anders ist. Die Automatisierungslösungen, die Sie einsetzen wollen, müssen auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sein.
Software kann Kosten senken, indem sie Routineaufgaben automatisiert, die Effizienz der Mitarbeiter verbessert, die Produktivität im Büro steigert oder misst, Geschäftsabläufe und Buchhaltung rationalisiert, Papierprozesse ersetzt, die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten oder Partnern effektiver gestaltet und vieles mehr.