So entwickelst Du eine Strategie für den digitalen Arbeitsplatz

Mobiles und agiles Arbeiten, Kollaboration, geteiltes Wissen, Content oder die Vernetzung der eigenen und die gemeinsamen Geschäftsprozesse mit Kunden, Partnern und Zulieferern prägen die Definition des Begriffs „digitaler Arbeitsplatz“. 

Bei all der Arbeitsplatztechnologie, die es gibt, sollte man meinen, dass wir eine feste Definition für den „digitalen Arbeitsplatz“ haben. Wenn man jedoch eine einfache Suche nach dem Begriff durchführt, haben wir immer noch Schwierigkeiten zu definieren, was er bedeutet. Für viele Unternehmen gibt es eine Kluft zwischen dem, was sie glauben, dass der digitale Arbeitsplatz bedeutet, und der tatsächlichen Praxis.

Der digitale Arbeitsplatz hat verschiedene Dimensionen, je nachdem, mit wem man spricht und in welchem Bereich man tätig ist. Die Grenze zwischen dem Ort, an dem die Arbeit stattfindet, und dem physischen Raum ist fließend, da immer mehr Mitarbeiter ihre Aufgaben online und außerhalb des Büros erledigen. Um jedoch den Fortschritt voranzutreiben, müssen Unternehmen und Organisationen die Praxis des digitalen Arbeitsplatzes berücksichtigen. Werfen wir einen Blick darauf, was der digitale Arbeitsplatz ist und – was vielleicht noch wichtiger ist – nicht ist.

Die Anfänge des digitalen Arbeitsplatzes

Für viele Menschen ist die Nutzung digitaler Tools oder eine Social-Media-Präsenz automatisch gleichbedeutend mit einem digitalen Arbeitsplatz, aber das ist nicht immer richtig. Nur weil die Mitarbeiter ein Mobiltelefon benutzen oder der Wartungstechniker ein iPad hat, heißt das noch lange nicht, dass man die digitale Transformation gemeistert hat.

Um die Art und Weise zu erforschen, wie die sich schnell verändernde Technologie unsere traditionelle Geschäfte verändert hat, bedarf es eines Umbruchs in der Denkweise um das Potenzial dieser digitalen Werkzeuge zu verstehen, und um die menschliche Arbeit zu ergänzen, ein Unternehmen auf eine neue Art aufzubauen. Dieses Konzept hat sich zu einer ausgereiften Idee ausgebaut, die aus drei Hauptbereichen besteht:

• Digitale Präsenz – Eine digitale Präsenz bietet Mitarbeitern und Kunden Apps, die in unterstützen, im Hintergrund arbeiten und nicht auffallen, und Zugang zu Daten und Informationen, die ihre Aktivitäten mit dem Unternehmen ergänzen. Der digitale Arbeitsplatz ist nicht nur „Technik am Arbeitsplatz“, sondern eine vollständig daten- und app-integrierte Philosophie. Sie ist skalierbar, geräteübergreifend vereinheitlicht und unternehmenstauglich.
• Unternehmensführung – ist die übergreifende Struktur des digitalen Arbeitsplatzes. Sie definiert die Verfahren, Abgrenzungen, Rollen und Regeln für Mitarbeiter und Kunden, die in diesem Bereich arbeiten. Ohne explizit definierte Unternehmensführung ist das Geschäft durch seine digitale Präsenz einfach nur fragmentiert.
• Geschwindigkeit und Effizienz – Wir verbringen viel Zeit damit, das Engagement der Mitarbeiter zu verbessern. Effektive digitale Arbeitsplätze könnten uns echte Effizienz bieten, indem sie einige der nervenaufreibenden, die Moral zerstörenden Teile des heutigen Arbeitsplatzes beseitigen. Wenn Mitarbeiter nicht in schlecht gewarteten und verwalteten Bürogebäuden arbeiten müssen, mit einem langen Arbeitsweg und Arbeitszeiten, das Ihnen Schwierigkeiten bereitet, werden sie vermutlich innovativere Lösungen produzieren. Es ist ein Unternehmensweiter bewusster Change Prozess.

Die richtige Definition des digitalen Arbeitsplatzes

Der Grund dafür, dass die Technologie in der Vergangenheit nicht immer dem Hype gerecht wurde, liegt darin, dass Unternehmen oft stückchenweise an die Technologie herangehen. Zum Beispiel:

• Gesellschafter drängeln um den Hype, „Cloud Computing“ zu integrieren, also werfen Unternehmen es ihren Projekt-Teams hin, ohne zu wissen, was es für Ihr Unternehmen wirklich bedeutet und ob es überhaupt einen Nutzen hat.
• Die Datenpanne im Unternehmen führt zu einer hektischen Beauftragung eines Security-Unternehmens, das bessere Sicherheit bieten soll, aber niemand weiß, was der Bedarf wirklich ist.
• Ein Unternehmen führt ein neues CRM-Tool ein, aber die Umschulung ist kompliziert und langwierig, und nur etwa ein Drittel der Mitarbeiter loggt sich jemals in das System ein.

Die Chancen stehen gut, dass du im Laufe deines Arbeitslebens mehrere solcher Szenarien erlebt hast und nicht darauf erpicht bist, ein neues System einzuführen, das verstaubt und irgendeinen armen Trottel dazu zwingt, eine veraltete Software zu warten.

Gartner definiert den digitalen Arbeitsplatz als einen fortlaufenden, bewussten Ansatz. Der Rest der Definition bezieht sich auf verbraucherorientierte Technologien und ermöglichende Innovationen, aber der eigentliche Kern dieser Definition hängt von dem Wort „bewusst“ ab. Ein digitaler Arbeitsplatz ist eine einzige, umfassende Mission, die Art und Weise, wie wir arbeiten, zu überdenken. Es ist ein Unternehmensweiter bewusster Change Prozess.

Was sind die Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes?

Wenn sich ein Unternehmen die Zeit nimmt, einen digitalen Arbeitsplatz richtig umzusetzen, fängt es an, sich damit zu befassen, wie die Mitarbeiter tatsächlich arbeiten und nicht wie das Unternehmen denkt, dass die Mitarbeiter arbeiten. Die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung innerhalb der Belegschaft öffnet das Unternehmen für schnellere Innovationen und mehr Effizienz.

Einer der bedeutendsten Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes ist die Beseitigung der Reibungspunkte im Arbeitsalltag. Die Kommunikation fließt reibungslos, alle sind auf der gleichen Seite, Silos brechen auf… es wird eine einheitliche Arbeitsumgebung geschaffen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass es die Effizienz steigert, indem es den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, so zu arbeiten, wie und wo sie es am besten können. Keine Notwendigkeit mehr für einen 9:00-17:00 Uhr Arbeitstag, wenn nicht jeder zu diesen Zeiten gut arbeitet. Kein Pendeln mehr für viele deiner Mitarbeiter. Die Tools sind funktional und erfordern keine drei Tage langweiliges Training, nur um durch ein glänzendes neues Produkt ausgetauscht zu werden das niemand nutzt.

Die digitale Transformation nutzt endlich die Vorteile von Daten. Echte Erkenntnisse, die durch die Sammlung von Daten im Arbeitsprozess und der Kundeninteraktion gewonnen werden, geben Unternehmen die Chance, wirklich intelligente Entscheidungen zu treffen. Anstatt Daten in einem Datensee (oder -sumpf) herumliegen zu lassen, nutzen Unternehmen sie für kontinuierliche Intelligenz, um ihre Abläufe auf neue Trends auszurichten und diese in manchen Fällen sogar zu antizipieren.

Aufbau des digitalen Arbeitsplatzes

Wenn du planst, dich in Richtung eines digitalen Arbeitsplatzes zu entwickeln, begrüßen wir dich hier ganz herzlich. Es ist ein Prozess, der von der Intention und dem Respekt für deine digitale Mitarbeitererfahrung und die Customer Journey geprägt ist. Um einen skalierbaren digitalen Arbeitsplatz zu schaffen, musst du deine Geschäftsparameter sorgfältig definieren. Berücksichtige dabei diese Dinge:

Was brauchen deine Mitarbeiter wirklich?

Der erste und wichtigste Schritt ist es, zu definieren, wer deine Mitarbeiter sind und was sie brauchen, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Du musst in die Tiefe gehen und herausfinden, wie deine Mitarbeiter ticken. Das kann schwierig sein, weil das Team oft versteinerte Vorstellungen davon hat, wie das Arbeitsleben der Mitarbeiter aussehen sollte.

Überlege dir, welche Bedürfnisse deine Mitarbeiter wirklich haben und ob es eine Lücke zwischen den Werkzeugen und Tools gibt, die sie haben, und den Werkzeugen und Tools, die sie nutzen könnten, um einen Prozess zu rationalisieren. Alles steht zur Disposition. Zum Beispiel sind Verträge oft ein schmerzhafter Engpass in einer Organisation, werden aber immer noch überwiegend auf Papier abgewickelt. Gibt es ein Tool, das diesen Prozess vereinfachen kann?

Welche Technologien hast du bereits?

Wenn du ein Altsystem hast, mit dem jeder bereits vertraut ist und das keine Engpässe in deiner Pipeline verursacht, möchtest du es vielleicht nicht komplett abschaffen. Das gilt besonders, wenn du eine gründliche Inhouse-Lösung aufgebaut hast. Wenn deine Technologien jedoch häufig für Schmerzen und Leiden sorgen, könnte es an der Zeit sein, sie loszulassen.

Baue deine Lösungen um bereits funktionierende Technologien herum auf – anstatt Systeme aufzugeben, die dir nicht helfen, deine digitale Präsenz zu entwickeln – und beginne mit dem Aufbau deiner Unternehmens-Strategie. Du musst die Technologie, die dein Team bereits liebt und für die Produktivität nutzt, als Teil deiner Gesamtpipeline betrachten.

Steht deine Strategie für den digitalen Arbeitsplatz im Einklang mit der Mission und der gewünschten Kultur deines Unternehmens?

Dies ist eine Ja oder Nein Frage.

Einem Prozess Werkzeuge und Geld hinterherzuwerfen, stellt nicht immer sicher, dass er angenommen wird. Denke darüber nach, wie viele Applikationen du bereits geschult hast und dann für das nächste Projekt bereits fast vergessen hast. Während es keine festen Regeln gibt, um zu entscheiden, ob diese Antwort ein Ja oder ein Nein ist, musst du die Mission deines Unternehmens genau betrachten.
Wenn du zum Beispiel eine Kultur der Zusammenarbeit und Innovation anstrebst, muss dein Tool aktiv daran arbeiten, Silos aufzubrechen. Hilft es deinen Teams nicht nur dabei, sich gegenseitig Nachrichten zu schicken, sondern vollständig in einem Online-Raum zusammenzuarbeiten?
Wenn es Teil deiner Mission ist, die Wartezeiten für den Kundenservice zu eliminieren, setzt du dann wirklich eine Technologie ein, die das leisten kann? Sicher, du kannst alle deine Mitarbeiter mit Firmentelefonen ausstatten, um deine Social Media Markenreputation nonstop zu verwalten, aber das ist keine praktikable Lösung. Du könntest einen Chatbot in Betracht ziehen, um den Großteil des Kundendienstes zu übernehmen und dein Team für komplexe Kundendienstanfragen freizustellen.
Gehe weiter durch deine Tools und Werkzeuge, bis du zu einer einheitlichen Unternehmenskultur und Mission gekommen bist, die von diesen Tools vollständig unterstützt wird. Du solltest es deinen Mitarbeitern nicht nur ermöglichen, mehr Arbeit in der gleichen Zeit zu erledigen. Diese Tools sollten eine Umgebung schaffen, in der deine Mitarbeiter auf gesunde Art und Weise erfolgreich sein können.

Die Umstellung auf einen digitalen Arbeitsplatz

Das bewusste Bemühen, bessere Arbeitsbedingungen und ein vereintes Team zu schaffen, ist das, worum es bei einem digitalen Arbeitsplatz geht. Werkzeuge, die die Kernaufgabe und die gewünschte Kultur deines Unternehmens nicht unterstützen, werden einfach durch das nächste funkelnde Objekt am Horizont ersetzt.
Unternehmen, die die Prinzipien des digitalen Arbeitsplatzes nicht annehmen, werden bald einen ernsthaften Nachteil auf dem Markt haben. Wenn du die neue Vision des Arbeitsplatzes willkommen heißt, weg von dem seelenlosen Ruf einsamer Bürogebäude, könnte das deine Mitarbeiter motivieren und sicherstellen, dass du dich von deiner besten Seite zeigst.
Der digitale Arbeitsplatz hat vielleicht keine in Stein gemeißelte Definition, aber das bedeutet, dass du seine Prinzipien nutzen kannst, um sie an dein Unternehmen anzupassen und einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem sich deine Mitarbeiter wohlfühlen. Wenn ein Unternehmen es seinen Mitarbeitern ermöglicht, erfolgreich zu sein, ist es nur eine Frage der Zeit, bis sich dieser Erfolg auf das gesamte Unternehmen überträgt.