Digitale Zusammenarbeit war für Unternehmen noch nie so wichtig und relevant wie heute. Angesichts der aktuellen Pandemie ist klar geworden, dass ein digitaler Ansatz für die Zusammenarbeit die einzige Möglichkeit für Unternehmen ist, sich über Wasser zu halten, Teams zu managen und die Produktivität zu steigern.
Digitale Zusammenarbeit ist ein grundlegender Faktor dafür, dass sich die Beschäftigten an ihrem Arbeitsplatz wohl und wertgeschätzt fühlen. Die Einführung effektiver Tools für die digitale Zusammenarbeit erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und das Mitarbeiterengagement.
Bei der digitalen Zusammenarbeit geht es aber nicht nur um die Einführung neuer Tools – es geht um eine Arbeitsweise, die den Beschäftigten die Zusammenarbeit erleichtert, auch wenn sie an verschiedenen Orten arbeiten. Deshalb ist es wichtig, besser zu verstehen, was digitale Zusammenarbeit wirklich ist und wie sie unsere Arbeitsweise in Zukunft verändern kann.
Was ist digitale Zusammenarbeit?
Vereinfacht ausgedrückt bedeutet digitale Zusammenarbeit, dass man mit digitalen Geräten und Technologien zusammenarbeitet und Dinge erledigt. Dabei kann es sich um Tools, Apps, Software, Verfahren, Prozesse oder eine völlig neue Methodik handeln.
Sie nutzt Technologien, um die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz, die Kommunikation, das Dokumentenmanagement, die Verwaltung von Inhalten und den Informationsfluss im gesamten Unternehmen zu verbessern, was wiederum zu einer höheren Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter führt. Die Cloud ist ein wichtiger Bestandteil der digitalen Zusammenarbeit, da sie den Beschäftigten hilft, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, auch über Zeitzonen und geografische Grenzen hinweg.
Ebenen der digitalen Zusammenarbeit
Networking
Dies geschieht, wenn zwei oder mehr Personen Informationen austauschen und zum gegenseitigen Nutzen miteinander sprechen. Es handelt sich um eine informelle Kommunikation ohne Risiken und mit minimaler Entscheidungsfindung. Die Rollen aller Beteiligten sind nur lose definiert und die Entscheidungen werden von jedem Teilnehmer unabhängig getroffen.
Zusammenarbeit
Sie findet statt, wenn Menschen sich gegenseitig in ihren Aktivitäten unterstützen, ohne dass eine Vereinbarung getroffen wurde. Es handelt sich meist um Kommunikation mit begrenzter Entscheidungsfindung. Die Rollen sind einigermaßen definiert, aber die Entscheidungen werden immer noch unabhängig getroffen.
Ein Beispiel für eine Zusammenarbeit ist der Austausch von Ressourcen wie technologischem Fachwissen und Dokumenten zwischen verschiedenen Teams, um ihre individuellen Projektziele zu erreichen.
Koordination
Sie findet statt, wenn Menschen an gemeinsamen Projekten und Initiativen beteiligt sind, bei denen sie ihre eigenen Aktivitäten und Strategien aktiv ändern müssen, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Die Rollen sind klarer definiert und es findet eine formelle und häufige Kommunikation statt. Es werden auch gemeinsame Entscheidungen getroffen, aber nur für die gemeinsame Arbeit.
Ein Beispiel für die Koordination ist die Zusammenarbeit von Vertriebs- und Marketingteams, um das gemeinsame Ziel der Umsatz- und Umsatzsteigerung zu erreichen.
Vollständige Zusammenarbeit
Hierbei handelt sich um eine formelle Vereinbarung, bei der Menschen zusammenarbeiten, um eine gemeinsame Vision zu erreichen. Ihre Rollen sind formalisiert und es gibt eine regelmäßige Kommunikation. Außerdem werden alle Ressourcen gebündelt und Entscheidungen werden im Konsens aller Beteiligten getroffen.
Ein Beispiel für eine umfassende Zusammenarbeit ist funktionsübergreifende Teams, in denen eine Gruppe von Personen mit unterschiedlichen Fachkenntnissen zusammenkommt, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.
Wie du die digitale Zusammenarbeit in deinem Unternehmen verbessern kannst
1. Nimm einen strategischen Ansatz
Zu viele Unternehmen erwarten, dass Tools für die digitale Zusammenarbeit auf magische Weise alle Probleme sofort lösen. Die Wahrheit ist: Du kannst nicht einfach ein Kollaborations-Tool kaufen und erwarten, dass es alle Probleme der Zusammenarbeit automatisch löst. Du musst diese Tools strategisch einsetzen, damit sie funktionieren.
Erstelle eine Strategie für die digitale Zusammenarbeit, indem du die Kommunikationsregeln festlegst und sicherstellst, dass jeder Mitarbeiter im Unternehmen sie kennt. Außerdem solltest du die verschiedenen Tools, die im Unternehmen für die Zusammenarbeit eingesetzt werden, und ihre wichtigsten Verwendungszwecke dokumentieren.
2. Verwende Tools für die Zusammenarbeit, die dich nicht ablenken
Wenn du verschiedene Tools für unterschiedliche Aspekte der digitalen Zusammenarbeit wie Projektmanagement, Kommunikation, Instant Messaging und Videoanrufe einsetzt, fühlen sich deine Mitarbeiter eventuell leicht überfordert und werden abgelenkt. Es kann sein, dass deine Mitarbeiter, die meiste Zeit damit verbringen, zwischen den verschiedenen Tools für die Zusammenarbeit hin und her zu schalten, anstatt tatsächlich zu arbeiten.
Um die digitale Zusammenarbeit zu verbessern, solltest du Kollaborationstools einsetzen, mit denen deine Mitarbeiter ihre Arbeit effektiver erledigen können, ohne dass ihre Produktivität in irgendeiner Weise beeinträchtigt wird. Außerdem ist es ratsam, Tools mit zentralisierten Benachrichtigungen zu verwenden, damit die Mitarbeiter nicht mit ununterbrochenen Benachrichtigungen und Nachrichten von überall her überschüttet werden.
3. Schaffe ein zentrales digitales Archiv zum Speichern und Teilen von Dokumenten
Ein wichtiger Teil der digitalen Zusammenarbeit ist der Austausch und der Zugriff auf Dokumente in Echtzeit. Ohne einen einzigen Ort, an dem alle arbeitsbezogenen Daten gespeichert werden, verbringst du Stunden damit, die richtigen Versionen wichtiger Arbeitsdateien aufzuspüren. Und wenn Teammitglieder nicht auf dieselben Dateiversionen zugreifen können, kann das zu Verwirrung führen und die Arbeit stark beeinträchtigen.
Indem du einen zentralen Speicherort für alle Dokumente und Dateien einrichtest, kannst du sicherstellen, dass jeder im Team Zugriff auf die richtigen Daten und Dateiversionen hat, die er braucht, um seine Arbeit reibungslos zu erledigen. Beispiele dafür sind Sharepoint, Google Drive, OneDrive etc.
4. Beachte alle Zeitzonenunterschiede
Die digitale Zusammenarbeit in einem globalen Unternehmen bedeutet, dass du mit Teammitgliedern an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Zeitzonen zusammenarbeitest. Um die digitale Zusammenarbeit zu optimieren, musst du alle Zeitzonenunterschiede beachten und gemeinsame Zeitfenster am Tag finden, in denen sich alle Teammitglieder zu Diskussionen treffen können.
Beginne damit, alle Zeitzonen und Arbeitszeiten der Teammitglieder aufzulisten und suche dann nach sich überschneidenden Zeiten, in denen alle verfügbar sind, um Besprechungen zu planen.
Wie du die Auswirkungen messen kannst
Verstehe die Probleme
Du kannst die Auswirkungen deiner Strategie für digitale Zusammenarbeit nur dann erkennen, wenn sie einige deiner Arbeitsprobleme lösen und die Arbeitsabläufe vereinfachen kann. Wenn du ein neues Tool oder eine neue Technologie für die Zusammenarbeit einführst, musst du verstehen, welche Probleme damit gelöst werden sollen und ob sie überhaupt die Probleme deiner Beschäftigten lösen können.
Achte auf Technologiemüdigkeit
Mach es dir zur Gewohnheit, deine Mitarbeiter regelmäßig nach den Tools zu fragen, die sie für die Zusammenarbeit nutzen. Wenn es zu viele Tools gibt, die die Beschäftigten nutzen müssen, kann dies zu einer Technologiemüdigkeit führen, die es ihnen schwer macht, den Überblick zu behalten. Im Grunde würdest du viel Geld in neue und fortschrittliche Tools investieren, nur um zu sehen, wie die digitale Zusammenarbeit im Team abnimmt.
Die Idee ist, die Anzahl der Kollaborationstools, die dein Team verwendet, so gering wie möglich zu halten, damit sich die Teammitglieder mehr auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können und weniger Zeit mit dem Jonglieren mit den verschiedenen Tools verbringen.
Definiere deine KPIs
Wenn du nicht weißt, wie die optimale Zusammenarbeit in deinem Unternehmen aussieht, kannst du den Erfolg der digitalen Zusammenarbeit nicht genau messen. Deshalb solltest du die wichtigsten Regeln für die digitale Zusammenarbeit festlegen und für jedes Quartal Benchmarks für den Grad der Interaktion setzen. Anhand dieser Erkenntnisse kannst du dann die Zusammenarbeit der verschiedenen Teams in deinem Unternehmen optimieren.
Außerdem solltest du dich bei der digitalen Zusammenarbeit nicht darauf konzentrieren, wie viele Stunden die Mitarbeiter mit Kollaborations-Tools verbringen oder wie viele Nachrichten sie an ihre Kollegen schicken. Daran kannst du ihren wahren Wert nicht erkennen.
Stattdessen solltest du dich darauf konzentrieren, wie gut die Teammitglieder miteinander zusammenarbeiten, wie regelmäßig sie kommunizieren, um ein Problem schnell zu lösen, und wie viel Zeit sie mit vertiefter Arbeit verbringen.
Die Steigerung der Produktivität und Effizienz und die Verringerung von Engpässen und Fehlkommunikation sind die Punkte, an denen du den wahren Wert der digitalen Zusammenarbeit erkennen wirst.
Das Ziel durch kontextbezogene Zusammenarbeit erreichen
Die kontextbezogene Zusammenarbeit hilft dabei, alle separaten Online-Zusammenarbeitstools auf einer einzigen Oberfläche zusammenzuführen und erleichtert die digitale Zusammenarbeit von Teams. Plattformen für kontextbezogene Zusammenarbeit wie ein digitaler Arbeitsplatz ermöglichen den Zugriff auf alle Dateien, Gespräche, Aufgaben, Projekte, Kalender und andere Daten über ein einheitliches Dashboard. Angesichts der zunehmenden Fernarbeit und der Fokussierung auf die digitale Zusammenarbeit ist die kontextbezogene Zusammenarbeit wichtiger denn je geworden.
