Rund zwei von drei Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möchten auch nach der Corona-Krise im Homeoffice arbeiten dürfen und erwarten vom Arbeitgeber entsprechende Lösungen. Dies ist für Unternehmen allerdings keine technische, sondern vor allem eine strukturelle Herausforderung.
Wenn du ein verteiltes Team managst, in dem einige oder alle Teammitglieder an verschiedenen Orten arbeiten, kann es leicht passieren, dass Dinge unbemerkt bleiben. Ob niedrige Arbeitsmoral, ineffiziente Prozesse, verpasste Chancen bei Projekten oder mangelnde Zusammenarbeit im Team – diese unbemerkten Probleme können sich mit der Zeit zu großen Stolpersteinen für dein Team entwickeln.
Selbst mit all den Fortschritten in der Technologie in Bezug auf Kommunikation, Zusammenarbeit und Produktivität für verteilte Operationen, ist es immer noch eine Herausforderung, eine verteilte Belegschaft effektiv zu managen und zu führen. Wir haben einige der häufigsten Herausforderungen für verteilte Teams umrissen und Tipps gegeben, die helfen, jedes Hindernis zu überwinden.
7 häufige Herausforderungen für verteilte Teams und Lösungen
1. Mangel an persönlicher Interaktion
Laut einer kürzlich durchgeführten Umfrage zur Telearbeit ist die größte Herausforderung für Telearbeiter die Kommunikation. Ohne die Möglichkeit, zwischendurch am Schreibtisch eines Kollegen vorbeizuschauen oder im Pausenraum einen „Water Cooler Talk“ zu führen, empfinden viele Mitarbeiter, die komplett remote arbeiten, den Mangel an menschlicher Interaktion als einsam.
Es wird auch immer schwieriger, authentische Beziehungen aufzubauen und effektiv zu kommunizieren, wenn du ein verteiltes Team hast. Die häufig verwendeten textbasierten Kommunikationsmittel wie E-Mail und Chat-Apps machen es schwierig, die Emotionen der Kollegen einzuschätzen, nonverbale Signale aufzugreifen oder die Körpersprache zu lesen.
Lösung: Fördere eine Video-First-Kultur
Videokonferenzen helfen, verteilte Teams zu stärken, indem sie es den Mitarbeitern ermöglichen, von Angesicht zu Angesicht zu kommunizieren, ähnlich wie bei einer persönlichen Interaktion. Im Gegensatz zu Chat-basierter Kommunikation oder reinen Audioanrufen, ist es bei Videokonferenzen einfach, Gesichtsausdrücke, Körpersprache und andere nonverbale Hinweise zu lesen, die für eine effektive Kommunikation unerlässlich sind.
Tatsächlich zeigen Studien, dass 93% der Kommunikation nonverbal ist. Fördere eine „Video-first“-Kultur, die die Nutzung von Videokonferenz-Tools als Hauptkommunikationsmittel in den Vordergrund stellt, um das Engagement deines verteilten Teams zu erhöhen und eine tiefere Verbindung herzustellen.
2. Mangel an Vertrauen
Wie kannst du wissen, ob deine verteilten Teammitglieder tatsächlich arbeiten, wenn du sie nicht sehen kannst? Die Natur von geografisch verteilten Teams, mit Mitarbeitern, die zu unterschiedlichen Zeiten und an unterschiedlichen Orten arbeiten, macht es für einige Manager schwer, den entfernten Mitgliedern ihres Teams zu vertrauen. Obwohl Studien zeigen, dass Remote-Mitarbeiter in der Regel produktiver sind als ihre Kollegen im Büro, kämpfen einige Manager immer noch mit der Vorstellung, dass Remote-Teammitglieder tatsächlich ihre Arbeit erledigen, wenn sie sich selbst überlassen sind.
Lösung: Erstelle klare Richtlinien und messbare Ziele
Als Manager ist es wichtig, dass du klare Richtlinien schriftlich festlegst, wie alle Mitglieder deines Teams arbeiten sollen. Diese Richtlinien können beinhalten, an welchen Meetings alle Teammitglieder teilnehmen sollten, erforderliche Reaktionszeiten auf Probleme, Stunden während des Tages, an denen alle Teammitglieder online sein sollten, Standards für die Qualität der Arbeit und andere spezifische Erwartungen.
Zusätzlich kannst du messbare Aufgaben mit Fälligkeitsdatum für jedes Teammitglied erstellen, um sicherzustellen, dass jeder seinen Beitrag zu den Gesamtzielen des Teams leistet. Es gibt eine Reihe von Online-Projektmanagement-Workflows, die diesen Prozess unterstützen und es einfach machen, die Produktivität deines verteilten Teams effektiv zu verwalten.
3. Ablenkende Umgebungen für verteilte Mitarbeiter
Viele Mitarbeiter arbeiten gerne von zu Hause aus, in einem Café oder sogar am Strand, aber einige haben mit diesen ablenkenden Umgebungen zu kämpfen. Ob Hausarbeit, Kinder, Haustiere oder ein verlockendes Nickerchen, es gibt viele Ablenkungen, die um deine Aufmerksamkeit in entfernten Arbeitsumgebungen konkurrieren. Jede Ablenkung kann dazu führen, dass ein Remote Worker prokrastiniert und seine arbeitsbezogene Leistung verringert.
Lösung: Sorge für Verantwortlichkeit
Einer der Vorteile von Mitarbeitern, die von zu Hause oder anderen Orten außerhalb des Büros arbeiten, ist, dass sie dann arbeiten können, wenn sie am produktivsten sind. Für einige Mitarbeiter kann das bedeuten, dass sie nach oder vor den typischen Tagesarbeitszeiten arbeiten. Es kann jedoch vorkommen, dass eine Deadline bevorsteht und ein Mitarbeiter, der von zu Hause ausarbeitet, sich nicht darauf konzentriert, das Projekt pünktlich abzuschließen.
Um dieses Problem am besten in den Griff zu bekommen, solltest du sicherstellen, dass jedes Mitglied deines Teams für seine Arbeit verantwortlich ist und klar weiß, wann seine individuellen Aufgaben fällig sind. Ohne die Privatsphäre zu verletzen, ist es auch gut, regelmäßige Einzelgespräche mit den Mitarbeitern zu führen, um den Fortschritt zu messen.
Es ist unrealistisch zu erwarten, dass jeder in deinem Team im gleichen Tempo arbeitet, aber du solltest eine allgemeine Vorstellung davon haben, wie lange jede Aufgabe dauern sollte und dementsprechend Ziele und Fälligkeitsdaten festlegen. Selbst wenn ein Teammitglied im Laufe des Tages mit einer nicht arbeitsbezogenen Aktivität abgelenkt wird, ist es trotzdem dafür verantwortlich, seine Aufgaben rechtzeitig zu erledigen, genau wie der Rest deines Teams.
4. Fehlende Unternehmenskultur
Da einige Mitarbeiter in einer traditionellen Büroumgebung zusammenarbeiten, während andere von zu Hause aus, in Coworker Spaces oder kleineren Satellitenbüros arbeiten, ist der Aufbau und die Aufrechterhaltung einer einheitlichen Unternehmenskultur über geografisch verteilte Teams hinweg eine der größten Herausforderungen für Unternehmen mit einer globalen Belegschaft. Durch den Mangel an persönlicher Interaktion fühlen sich die Mitarbeiter oft ausgegrenzt und von der Unternehmenskultur ausgeschlossen.
Lösung: Schaffe Gelegenheiten für Teambuilding und Bonding
Für geografisch verteilte Teams muss die Unternehmenskultur über die traditionellen Partys, Spiele und Happy Hours im Büro hinausgehen. Finde stattdessen Möglichkeiten für dein Team, sich von Angesicht zu Angesicht über Videokonferenzen zu treffen. Du kannst Team-Bonding-Videoanrufe veranstalten, bei denen die Mitarbeiter zwanglos miteinander chatten und interagieren können, Spiele spielen oder lustige Herausforderungen haben.
Es gibt auch eine Reihe von virtuellen Eisbrecher-Aktivitäten, die du mit deinem verteilten Team per Videokonferenz durchführen kannst. Zusätzlich ist es eine gute Idee, neue Mitarbeiter mit anderen Kollegen zusammenzubringen. Dieses Buddy-System kann eine Gelegenheit für Mentoring sein und dabei helfen, tiefere Beziehungen aufzubauen und ein besseres Geben und Nehmen zwischen allen Teammitgliedern zu fördern.
5. Produktivitätsprobleme
Eine der größten Herausforderungen bei der Leitung eines verteilten Teams ist es, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter ihre Arbeit pünktlich, effizient und gemäß den Standards des Unternehmens erledigen. Ohne die alltägliche Aufsicht in einer verteilten Arbeitsumgebung, nutzen einige entfernte Teammitglieder ihre Zeit möglicherweise nicht sinnvoll. Zusätzlich können schlechte Kommunikation, das Fehlen von messbaren Zielen und Verantwortungsprobleme die Produktivität deines Teams beeinträchtigen.
Lösung: Prozesse entwickeln
Um dein Team auf Kurs und produktiv zu halten, musst du eine Reihe von optimierten Prozessen entwickeln und implementieren. Zusätzlich zur Verwendung von Projektmanagement-Software wie Asana und Monday.com, finden viele Teams, das tägliche oder wöchentliche Quick-Syncs essentiell sind, um die Zusammenarbeit und Produktivität zu fördern.
Ein regelmäßiger informeller Gruppen-Check-In per Videokonferenz hält das Team auf dem gleichen Stand und hält jedes Teammitglied für seine täglichen Aufgaben und laufenden Projekte verantwortlich. Manager sollten auch regelmäßige Einzelgespräche per Video mit ihren direkten Mitarbeitern führen. Dies gibt den Mitarbeitern eine bestimmte Zeit, um den Fortschritt von Projekten oder andere arbeitsbezogene Themen zu besprechen.
6. Kulturelle Unterschiede
Viele Unternehmen beschäftigen Mitarbeiter aus der ganzen Welt. Diese vielfältige globale Belegschaft kann Mitarbeiter mit drastisch unterschiedlichen Kulturen, Arbeitsethiken, Kommunikationsstilen, Werten und Zusammenhängen beinhalten. Infolgedessen kann es für verteilte Teams schwierig sein, sich gegenseitig zu verstehen und effektiv zusammenzuarbeiten. Manager stehen vor der Herausforderung, kulturelle Unterschiede zu überwinden und eine gemeinsame Basis zu finden, um ihr vielfältiges Team erfolgreich zu führen.
Lösung: Interkulturelles Trainingsprogramm implementieren
Interkulturelles oder multikulturelles Training soll Menschen helfen, kulturelle Herausforderungen zu überwinden, mit Stereotypen umzugehen und zu lernen, wie man effektiv kommuniziert und besser zuhört. Da jedes verteilte Team einzigartig ist, gibt es kein allgemeingültiges interkulturelles Trainingsprogramm, aber du solltest einen Plan haben, der das multikulturelle Verständnis und Lernen für dein vielfältiges Team fördert. Während des Onboardings neuer Mitarbeiter kannst du lustige Eisbrecher-Videokonferenzen veranstalten und die Teammitglieder einladen, ihre regionalen Lieblingsspeisen, Bräuche und Geschichten zu erzählen.
Du kannst auch Ressourcen wie My Life Elsewhere nutzen, eine kollaborative Community, die es dir ermöglicht, das Land, in dem du lebst, mit anderen Ländern der Welt zu vergleichen. Es zeigt dir verschiedene Statistiken, die dein Land von anderen unterscheiden, einschließlich der Lebenshaltungskosten, der geografischen Größe, der Lebensqualität und der Kultur, so dass du ein besseres Verständnis dafür bekommst, wie es ist, im Land deines Mitarbeiters zu leben und zu arbeiten.
7. Ungleiche Zeitzonen
Global verteilte Teams bestehen oft aus Mitarbeitern, die sich über mehrere Zeitzonen erstrecken. Das kann es schwierig machen, Team-Meetings zu planen oder schnelle Antworten von entfernten Kollegen zu erhalten. Wenn du in einer Büroumgebung neben deinem Teamkollegen sitzt, ist es einfach, sich zu ihm umzudrehen und schnell eine Frage zu einem Projekt zu stellen, aber wenn dein Kollege Tausende von Kilometern oder möglicherweise mehrere Zeitzonen entfernt sitzt, wird diese einfache Aufgabe viel schwieriger. Es kann sein, dass dein entfernter Kollege schläft oder während deiner normalen Arbeitszeiten nicht bei der Arbeit ist.
Lösung: Finde Überschneidungen in den Tagesarbeitszeiten
Nutze Tools wie Every Time Zone und Time and Date, um Besprechungszeiten zu finden, die in die typischen Arbeitszeiten aller Mitarbeiter fallen. Für einige ist das vielleicht der Morgen, für andere der Nachmittag oder der frühe Abend. Die Überschneidung der Tagesarbeitszeiten lässt dich auch wissen, wann du schnelle Antworten von entfernten Mitgliedern deines Teams erwarten kannst. Für Teams, die sehr unterschiedliche Zeitzonen haben, musst du kreativ werden.
Zeichne das Videokonferenz-Meeting für diejenigen auf, die nicht am Live-Meeting teilnehmen konnten, damit sie sich das Meeting zu einem späteren Zeitpunkt noch ansehen können. Darüber hinaus kannst du die Produktivität maximieren, indem du im Voraus planst. Stelle sicher, dass deine entfernten Teammitglieder, die zu entgegengesetzten Zeiten arbeiten, alles haben, was sie benötigen, um ihre Aufgaben vor dem Ende des Arbeitstages effektiv zu bearbeiten, damit du am nächsten Tag mit den erledigten Aufgaben zur Arbeit zurückkehren kannst.
