Ein Team zu haben, bei dem einige Mitarbeiter im Büro sind und andere ihre Arbeit aus der Ferne erledigen, stellt Unternehmen und ihre Führungskräfte vor eine Reihe von neuen Herausforderungen.
Ein verteiltes Team zu managen kann eine Herausforderung sein. Es ist leicht, sich von seinem Team abgekoppelt zu fühlen, Kommunikationsprobleme zu haben und wenn man dann noch kulturelle Unterschiede hinzufügt, können die Dinge schnell kompliziert werden.
Ein virtuelles Team erfolgreich zu managen ist eine Herausforderung, selbst für die erfahrensten Manager. Es braucht Zeit, Geduld und viel Übung, aber mit den richtigen Prozessen und Werkzeugen ist es möglich, ein produktives und engagiertes Team zu haben, das komplett remote arbeitet.
8 Tipps für das Management eines verteilten Teams
1. Stelle die richtigen Menschen ein
Als erstes musst du Menschen einstellen, denen du vertrauen kannst und die gut alleine arbeiten können. Da du nicht in der Lage sein wirst, ständig nach jedem Remote-Teammitglied zu sehen, musst du Personen finden, die ohne Gruppenzwang, Mikromanagement und ständige Aufmerksamkeit einen positiven Beitrag zu deinem Team leisten können.
Macher werden Dinge erledigen, auch wenn sie von einer abgelegenen Insel aus arbeiten. Du musst Machern keine Aufgaben geben, um zu wissen, dass etwas erledigt wird. Du musst immer noch Richtung und Anleitung geben… aber wenn das nicht der Fall ist, wird ein Macher etwas zustande bringen.
2. Onboarding mit dem gesamten Remote-Team in Echtzeit
Die Entwicklung eines effektiven Onboarding-Prozesses hilft neuen Mitarbeitern, sich schnell an ihren Job zu gewöhnen und ihr Team kennenzulernen. Indem du neue Teammitglieder sofort vorstellst und allen die Möglichkeit gibst, sich über Videokonferenzen von Angesicht zu Angesicht kennenzulernen, ist es wahrscheinlicher, dass die Mitarbeiter einander vertrauen und sich mit ihrem Team verbunden fühlen.
Es gibt eine Reihe von lustigen virtuellen Eisbrecher-Aktivitäten, die du mit deinem verteilten Team per Videokonferenz durchführen kannst. Zusätzlich ist es eine gute Idee, einen Mentor zu bestimmen, der deinem neuen Mitarbeiter hilft, sich reibungslos in seine neue Rolle einzufinden. Der Mentor wird auch als unmittelbare Ressource für den Mitarbeiter fungieren, wenn er nicht weiterkommt oder nur eine einfache Frage hat.
Das Ziel ist es, dass sich der neue Mitarbeiter so schnell wie möglich wertgeschätzt und als Teil des Teams fühlt. Als jemand, der selbst remote arbeitet und ein Team von Remote-Mitarbeitern leitet, weiß ich, wie entscheidend die Onboarding-Phase im Lebenszyklus eines Mitarbeiters ist. Ein erfolgreiches Onboarding für Remote-Mitarbeiter hängt davon ab, die Kultur deines Unternehmens über die vier Wände und den Bildschirm hinaus zu verbreiten.
Beginne damit, E-Mails in den ersten Wochen fast vollständig zu ignorieren und setze von Anfang an Videos ein, um so viel Zeit wie möglich von Angesicht zu Angesicht zu verbringen. Vereinbare außerdem frühzeitig Meetings mit wichtigen Stakeholdern per Video, um das Gefühl der Selbstständigkeit zu fördern und sicherzustellen, dass sich der Mitarbeiter mit der breiteren Gemeinschaft verbunden fühlt.
3. Klare Erwartungen setzen
Bei der Umstellung auf ein vollständig ferngesteuertes Team sollten Manager der Entwicklung klarer Richtlinien und Erwartungen Priorität einräumen. Die meisten Teams bestehen aus einer vielfältigen Gruppe von Menschen. Einige Mitarbeiter haben vielleicht schon Erfahrung mit Remote-Arbeit, während für andere Mitarbeiter die Arbeit von zu Hause aus völlig neu ist. Um sicherzustellen, dass alle auf gleicher Augenhöhe arbeiten, ist es wichtig, dass du von Anfang an klare und realistische Erwartungen an dein gesamtes Team stellst.
Wenn du die Erwartungen nicht von Anfang an klärst, kann das zu Problemen und Missverständnissen führen, die den Arbeitsablauf und die Leistung deines Teams stark beeinträchtigen können. Kläre, welche Werkzeuge dein Team benutzen wird, wie ihr kommunizieren werdet, welche Arbeitszeiten von jedem erwartet werden, wie und wann Projekte abgeschlossen werden und wenn sich Dinge ändern, kommuniziere auch das. Deine Erwartungen sollten schriftlich festgehalten werden, in einer E-Mail verschickt werden und für dein gesamtes Team leicht zugänglich sein. Dies stellt sicher, dass jeder auf der gleichen Seite steht und es keine Unklarheiten darüber gibt, was von jedem Teammitglied erwartet wird.
4. Nutze die richtigen Online-Kommunikationsmittel
Nachdem du deine Erwartungen klar definiert hast, ist es an der Zeit, die richtigen Werkzeuge zu finden, die deinem Team helfen, diese Erwartungen zu erfüllen und ihre Arbeitstage reibungslos und effizient ablaufen zu lassen. Untersuchungen zeigen, dass der durchschnittliche Büroangestellte 5 oder mehr Apps zu jeder Zeit geöffnet hat. Daher ist es wichtig, eine kluge Auswahl zu treffen, um eine noch größere App-Müdigkeit oder Verwirrung zu vermeiden, wo die Mitarbeiter nach Informationen suchen sollen.
Es gibt hunderte von Kollaborations- und Kommunikationslösungen und unzählige Produktivitäts-Tools, die verteilten Teams helfen, produktiv zu sein. Cloud-basierte Videokonferenz-Tools wie Lifesize und Chat-Apps wie Slack und Microsoft Teams machen es einfach, in ständiger Kommunikation mit deinen entfernten Teammitgliedern zu bleiben.
Projektmanagement-Tools wie Slack, Asana, Monday.com helfen beim Zeitmanagement und halten dein Team auf Kurs, um keine Zeit mit Ablenkungen und unproduktiver Arbeit zu verschwenden. In Anbetracht der jüngsten Coronavirus-Situation bieten viele Unternehmen ihre Dienste kostenlos an. Recherchiere, um die Tools zu finden, die am besten für dich und dein Team funktionieren.
5. Schaffe eine Video-First-Kultur
Ohne die täglichen persönlichen Interaktionen, an die traditionelle Mitarbeiter im Büro gewöhnt sind, ist es für Mitarbeiter, die zum ersten Mal von zu Hause aus arbeiten, leicht, sich einsam und vom Rest des Teams abgekoppelt zu fühlen. Durch die Schaffung einer „Video-first“-Kultur, in der die Nutzung von Videokonferenz-Tools für die Kommunikation Priorität hat, im Gegensatz zu reinen Audio-Telefonkonferenzen oder textbasierten Apps, kann dein Team sinnvolle und einnehmende Interaktionen von Angesicht zu Angesicht haben.
Videokonferenzen bieten eine „persönliche“ Interaktion und fügen dem Gespräch ein menschliches Element hinzu, das bei anderen Formen der digitalen Kommunikation oft fehlt. Indem du deine Teammitglieder klarsehen und hören kannst, bist du in der Lage, sie besser zu verstehen, indem du nonverbale Hinweise aufnimmst und dich mit ihnen auf einer tieferen Ebene verbindest, unabhängig von der Zeitzone.
Die menschliche Interaktion hilft den Mitarbeitern, einnehmende Gespräche und persönliche Verbindungen mit Managern und Teammitgliedern zu führen, die Tausende von Kilometern entfernt sind.
6. Veranstalte regelmäßige Einzel- und Teambesprechungen
Ständige Kommunikation ist der Schlüssel, um dein verteiltes Team produktiv und engagiert zu halten. Plane regelmäßige Teambesprechungen zu Beginn der Woche per Videokonferenz ein, um den Projektstatus, Hindernisse für die Teammitglieder und Ziele für die Woche zu besprechen. Später in der Woche kannst du längere „Nachbereitungstreffen“ einberufen, um über die Erfolge des Teams zu sprechen. Du kannst diese Zeit auch nutzen, um herausragende Arbeit anzuerkennen und für die nächste Woche zu planen.
Zusätzlich zu den Teambesprechungen, Stand-up Meetings, sind regelmäßige Einzelgespräche mit jedem deiner Mitarbeiter sehr zu empfehlen, um sicherzustellen, dass alle miteinander verbunden und engagiert bleiben. Tatsächlich haben Studien gezeigt, dass Mitarbeiter von Managern, die keine regelmäßigen 1:1 Meetings haben, viermal wahrscheinlicher unengagiert bei der Arbeit sind.
Obwohl 1:1-Meetings für Manager mit großen Teams zeitaufwendig sein können, spielen sie eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, den Teammitgliedern das Gefühl zu geben, dass sie als Individuen wertgeschätzt werden, und ihnen gleichzeitig die Möglichkeit zu geben, Fragen zu stellen, Probleme zu diskutieren oder Vorschläge zu machen, die sie in einer Gruppenumgebung vielleicht nicht so gerne teilen würden.
7. Übermittle Ziele, um entfernten Mitarbeitern zum Erfolg zu verhelfen
Für Mitarbeiter, die es schwierig finden, aus der Ferne zu arbeiten, ist die Überkommunikation von individuellen Zielen und Aufgaben ein effektiver Weg, um sicherzustellen, dass sie sich auf die richtigen Dinge konzentrieren. Dies bedeutet, dass du für jedes Projekt eine klare und präzise Sprache verwendest, die die Mitarbeiter leicht verstehen können. Nutze Projektmanagement-Tools, um den Mitarbeitern zu helfen, bei der Sache zu bleiben, jede Phase des Projekts zu verstehen und zu wissen, wann das Projekt fällig ist.
Ein verteiltes Team effektiv zu managen wird nicht funktionieren, wenn du dich nur darauf konzentrierst, die Arbeitsstunden der Mitarbeiter zu erfassen. Stattdessen ist der beste Weg, um die Leistung eines Mitarbeiters zu messen, sich auf seine Ergebnisse zu konzentrieren. Eine ergebnisorientierte Kultur zu schaffen bedeutet, deinem Team zu vertrauen und die willkürliche und erzwungene Nine-to-Five, 40-Stunden-Woche loszulassen. Konzentriere dich stattdessen auf die Beiträge der einzelnen Teammitglieder. Wie und wann sie Aufgaben erledigen, sollte keine Rolle spielen, solange die Arbeit gut und pünktlich erledigt wird.
8. Biete Gelegenheiten zur Zusammenarbeit
Da ein regelmäßiges persönliches Treffen für die meisten Remote-Mitarbeiter und verteilten Teams keine Option ist, solltest du andere Möglichkeiten finden, um dein Team außerhalb der regelmäßigen Team-Meetings zusammenzubringen. Mitarbeiter können arbeitsgerechte Social-Media-Seiten, Buchclubs und private Chat-Gruppen einrichten, in denen sie Spiele spielen, unbeschwerte Gespräche über ihr Arbeits- und Privatleben führen, Bilder von ihren Familien oder Haustieren posten und persönliche Erfolgsgeschichten teilen können.
Einige Unternehmen veranstalten sogar regelmäßig virtuelle Happy Hours, damit sich die Mitarbeiter zwanglos per Videokonferenz austauschen können, während sie aus der Ferne arbeiten.
Schließlich solltest du versuchen, mindestens ein- oder zweimal im Jahr ein persönliches Treffen mit deinem gesamten Team zu organisieren. Das kann eine Herausforderung und teuer sein, aber die Vorteile, die sich daraus ergeben, dass dein Team persönlich zusammenkommt und bessere Arbeitsbeziehungen pflegt, überwiegen bei weitem die Reisekosten.
