Was ist Business Continuity Management (BCM)?
Business Continuity Management (BCM), in Deutsch: Geschäftskontinuitätsplanung, ist der Prozess, bei dem Unternehmen Systeme zur Vorbeugung und Wiederherstellung schaffen, um mit potenziellen Bedrohungen umzugehen. Die Geschäftskontinuitätsplanung stellt sicher, dass Personal und Vermögenswerte geschützt sind und im Falle einer Katastrophe schnell wieder funktionieren können. Mit Hilfe der Geschäftskontinuitätsplanung können Unternehmen ihre Geschäftstätigkeit aufrechterhalten und in Krisenzeiten normal weiterarbeiten.
Während COVID-19 anhält, werden die Hauptanliegen für Organisationen heute darin bestehen, Remote-Arbeitskräfte oder Remote-Lernen zu unterstützen und bei alltäglichen Aktivitäten und längerfristigen Initiativen den Betrieb aufrechtzuerhalten.
Business Continuity Management ist ein wichtiger Prozess. Es stellt sicher, dass dein Unternehmen den normalen Geschäftsbetrieb während einer Katastrophe mit minimaler Unterbrechung aufrechterhält.
Wie funktioniert ein Business Continuity Management
BCM funktioniert nach dem Prinzip, dass gute Reaktionssysteme den Schaden durch theoretische Ereignisse mindern.
Business Continuity Management wird definiert als die Vorausplanung und Vorbereitung einer Organisation zur Aufrechterhaltung der Geschäftsfunktionen oder zur schnellen Wiederaufnahme des Betriebs nach einer Katastrophe. Dazu gehört auch die Definition potenzieller Risiken wie Feuer, Überschwemmung oder Cyberangriffe.
Die Unternehmensleitung muss potenzielle Krisen erkennen und bewältigen, bevor sie eintreten. Dann testen sie diese Verfahren, um sicherzustellen, dass sie funktionieren, und überprüfen den Prozess regelmäßig, um zu gewährleisten, dass er auf dem neuesten Stand ist.
Warum ist Business Continuity Management wichtig?
Ein Unternehmen muss auf alle möglichen Krisen vorbereitet sein, die seine Funktionsfähigkeit beeinträchtigen können. Gegenwärtig wird die Weltwirtschaft durch COVID-19 stark beeinträchtigt, und unzählige Unternehmen kämpfen darum, die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass ihre Unternehmen funktionieren können.
Business Continuity Management minimiert die Wahrscheinlichkeit, dass ein Unternehmen durch ein unvorhergesehenes Ereignis handlungsunfähig wird und infolgedessen seine Geschäftstätigkeit einstellen oder nur eingeschränkt geschäftsfähig ist.
Bei der Planung der Geschäftskontinuität werden potenzielle Bedrohungen berücksichtigt, die die Infrastruktur eines Unternehmens beeinträchtigen, und es werden Maßnahmen ergriffen, um das Wachstum zu unterstützen, Daten zu schützen, Kunden zu halten und Betriebskosten zu senken. Wenn Unternehmen über einen Plan zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs verfügen, kann dies einen großen Unterschied in ihrer Fähigkeit ausmachen, Risiken zu minimieren und in Zeiten der Unsicherheit sogar erfolgreich zu sein.
Was ist BCP?
BCP ist ein Akronym für Business Continuity Planning (Geschäftskontinuitätsplanung). BCP beschreibt eine Reihe von Maßnahmen, die zu ergreifen sind, wenn bestimmte Ereignisse den normalen Geschäftsbetrieb stören.
Warum ist eine Business Continuity Management wichtig?
Eine Business Continuity Management (BCP) schafft ein System zur Vorbeugung und Wiederherstellung vor potenziellen Bedrohungen, denen ein Unternehmen ausgesetzt sein kann. Ein BCP schützt ein Unternehmen und stellt sicher, dass seine Mitarbeiter und Vermögenswerte geschützt sind und in Krisenzeiten funktionieren können.
Die Welt erlebt derzeit eine Zeit der Zerrüttung aufgrund von COVID-19. Wenn Unternehmen über einen BCP verfügen, können sie rechtzeitig reagieren, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.
Das Rahmenwerk für das Management der Betriebskontinuität
Richtlinien und Strategien
Beim Business Continuity Management geht es um mehr als die Reaktion auf eine Naturkatastrophe oder einen Cyberangriff. Es beginnt mit den Richtlinien und Verfahren, die entwickelt, getestet und im Falle eines Vorfalls angewendet werden.
In den Richtlinien werden der Umfang des Programms, die wichtigsten Beteiligten und die Verwaltungsstruktur festgelegt. Sie muss deutlich machen, warum Business Continuity notwendig ist, und die Steuerung ist in dieser Phase entscheidend.
Zu wissen, wer für die Erstellung und Änderung einer Checkliste für den Geschäftskontinuitätsplan verantwortlich ist, ist eine Komponente. Die andere ist die Bestimmung des Teams, das für die Umsetzung verantwortlich ist. Die Steuerung sorgt für Klarheit in einer Zeit, die für alle Beteiligten chaotisch sein kann.
Auch der Geltungsbereich ist entscheidend. Er definiert, was Business Continuity Management für die Organisation bedeutet.
Geht es darum, den Betrieb von Anwendungen, Produkten und Dienstleistungen, den Zugang zu Daten oder die Sicherheit von Standorten und Menschen zu gewährleisten? Unternehmen müssen sich darüber im Klaren sein, was von einem Plan abgedeckt wird, unabhängig davon, ob es sich um die umsatzbringenden Teile des Unternehmens, die nach außen gerichteten Aspekten oder eine andere Teilmenge des gesamten Unternehmens handelt.
In dieser Phase müssen auch die Rollen und Verantwortlichkeiten festgelegt werden.
Dabei kann es sich um Rollen handeln, die aufgrund der Funktion offensichtlich sind, oder um spezifische Rollen, die sich aus der Art der Störung ergeben. In jedem Fall müssen die Richtlinien, die Steuerung, der Umfang und die Rollen breit kommuniziert und unterstützt werden.
Bewertung der Auswirkungen auf das Unternehmen
Die Folgenabschätzung ist ein Katalogisierungsprozess, bei dem ermittelt wird, welche Daten in deinem Unternehmen vorhanden sind, wo sie gespeichert sind, wie sie gesammelt werden und wie auf sie zugegriffen wird. Dabei wird festgestellt, welche dieser Daten am kritischsten sind und welche Ausfallzeiten akzeptabel sind, wenn diese Daten oder Anwendungen nicht verfügbar sind.
Obwohl Unternehmen eine 100-prozentige Betriebszeit anstreben, ist dies nicht immer möglich, selbst wenn redundante Systeme und Speichermöglichkeiten vorhanden sind. In dieser Phase musst du auch dein Ziel für die Wiederherstellungszeit berechnen, d.h. die maximale Zeit, die du brauchst, um die Anwendungen bei einem plötzlichen Ausfall wieder in einen funktionsfähigen Zustand zu versetzen.
Außerdem sollten Unternehmen das Ziel für den Wiederherstellungspunkt kennen, d.h. das Alter der Daten, das für Kunden und Unternehmen akzeptabel wäre, um den Betrieb wieder aufzunehmen. Man kann ihn auch als Akzeptanzfaktor für Datenverluste bezeichnen.
Risikobewertung
Risiken gibt es in vielen Formen. Es sollte eine Analyse der Auswirkungen auf das Geschäft und eine Bewertung der Bedrohungen und Risiken durchgeführt werden.
Zu den Bedrohungen können böswillige Akteure, interne Akteure, Konkurrenten, Marktbedingungen, politische Angelegenheiten (sowohl national als auch international) und Naturereignisse gehören. Ein wichtiger Bestandteil deines Plans ist die Erstellung einer Risikobewertung, die potenzielle Bedrohungen für das Unternehmen aufzeigt.
Bei der Risikobewertung wird eine breite Palette von Risiken ermittelt, die sich auf das Unternehmen auswirken könnten.
Die Identifizierung potenzieller Bedrohungen ist der erste Schritt und kann sehr weitreichend sein. Dazu gehören:
- Die Auswirkungen von Personalverlusten
- Änderungen der Verbraucher- oder Kundenpräferenzen
- Interne Agilität und die Fähigkeit, auf Sicherheitsvorfälle mit einem Plan zu reagieren
- Finanzielle Volatilität
Reglementierte Unternehmen müssen das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften einkalkulieren, was zu hohen Geldstrafen und Bußgeldern, einer verstärkten Kontrolle durch die Behörden und dem Verlust von Ansehen, Zertifizierung oder Glaubwürdigkeit führen kann.
Jedes Risiko muss klar und detailliert beschrieben werden. In der nächsten Phase muss die Organisation die Wahrscheinlichkeit des Eintretens jedes Risikos und die potenziellen Auswirkungen jedes einzelnen Risikos bestimmen. Wahrscheinlichkeit und Potenzial sind die wichtigsten Maßstäbe für die Risikobewertung.
Sobald die Risiken identifiziert und eingestuft sind, muss die Organisation ihre Risikotoleranz für jedes Potenzial bestimmen. Welches sind die dringendsten, kritischen Probleme, die angegangen werden müssen? In dieser Phase müssen mögliche Lösungen identifiziert, bewertet und bepreist werden. Mit diesen neuen Informationen, zu denen auch die Wahrscheinlichkeit und die Kosten gehören, muss die Organisation Prioritäten setzen, welche Risiken angegangen werden sollen.
Die eingestuften Risiken müssen dann bewertet werden, um festzustellen, welche Risiken zuerst angegangen werden sollen. Beachte, dass dieser Prozess nicht statisch ist. Er muss regelmäßig überprüft werden, um neue Bedrohungen zu berücksichtigen, die durch die Entwicklung von Technologien, Geopolitik und Wettbewerb entstehen.
Validierung und Prüfung
Die Risiken und ihre Auswirkungen müssen kontinuierlich überwacht, gemessen und getestet werden. Sobald Pläne zur Risikominderung vorhanden sind, sollten auch diese bewertet werden, um sicherzustellen, dass sie korrekt und kohärent funktionieren.
Identifizierung von Vorfällen
Im Rahmen der Business Continuity Management ist es wichtig zu definieren, was ein Vorfall ist. Die Ereignisse sollten in den Grundsatzdokumenten klar beschrieben werden, ebenso wie die Frage, wer oder was einen Vorfall auslösen kann. Diese auslösenden Handlungen sollten dazu führen, dass der Geschäftskontinuitätsplan wie definiert eingesetzt wird und das Team in Aktion tritt.
Disaster Recovery
Was ist der Unterschied zwischen Business Continuity und Disaster Recovery? Ersteres sind die übergreifenden Pläne, die den Betrieb leiten und Richtlinien festlegen. Disaster Recovery ist das, was passiert, wenn ein Zwischenfall eintritt.
Disaster Recovery ist der Einsatz der Teams und die Maßnahmen, die ergriffen werden. Sie ist das Ergebnis der Arbeit, die geleistet wird, um Risiken zu erkennen und zu beseitigen. Bei der Disaster Recovery geht es um konkrete Reaktionen auf einen Vorfall, nicht um eine breitere Planung.
Nach einem Vorfall besteht eine grundlegende Aufgabe darin, die Reaktion zu besprechen und zu bewerten und die Pläne entsprechend zu überarbeiten.
Kommunikation und das Management der Geschäftskontinuität
Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil des Business Continuity Management. Die Krisenkommunikation ist eine Komponente, die sicherstellt, dass es transparente Prozesse für die Kommunikation mit Kunden, Verbrauchern, Mitarbeitern, leitenden Angestellten und Interessengruppen gibt. Konsistente Kommunikationsstrategien sind während und nach einem Vorfall unerlässlich. Die Botschaften müssen konsistent und präzise sein und von einer einheitlichen Unternehmensstimme kommen.
Das Krisenmanagement umfasst viele Ebenen der Kommunikation, einschließlich der Schaffung von Instrumenten, die auf Fortschritte, kritische Bedürfnisse und Probleme hinweisen. Die Art der Kommunikation kann je nach Zielgruppe unterschiedlich sein, sollte aber auf denselben Informationsquellen basieren.
Ausfallsicherheit und Reputationsmanagement
Die Risiken eines fehlenden Notfallplans sind erheblich. Das Fehlen einer Vorbereitung bedeutet, dass das Unternehmen schlecht auf dringende Probleme vorbereitet ist.
Diese Risiken können ein Unternehmen auf dem falschen Fuß erwischen und zu anderen erheblichen Problemen führen, z. B:
- Ausfallzeiten für Cloud-basierte Server, Systeme und Anwendungen. Schon wenige Minuten Ausfallzeit können zu erheblichen Umsatzeinbußen führen.
- Verlust der Glaubwürdigkeit von Ruf und Markenidentität.
- Weit verbreitete, andauernde oder häufige Ausfallzeiten können das Vertrauen von Kunden und Verbrauchern untergraben. Die Kundenbindung kann stark sinken.
In Branchen wie Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen und Energie kann die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gefährdet sein. Wenn Systeme und Daten nicht betriebsbereit und zugänglich sind, hat das schwerwiegende Folgen.
Business Continuity Management (BCP) mit Hilfe von Technologie
Ob Naturkatastrophe, globale Pandemie oder wirtschaftliche Rezession – Unternehmen müssen eine BCP-Mentalität haben, um die notwendigen Anpassungen an ihren Betriebsabläufen vorzunehmen.
Während der COVID-19 haben Unternehmen auf der ganzen Welt einen bedeutenden Wandel vollzogen und eine Politik der Heimarbeit eingeführt, viele zum ersten Mal. Die Technologie spielt eine wichtige Rolle bei der Überbrückung der Kluft für Fernarbeitskräfte.
Die richtigen digitalen Tools und die richtige Software werden benötigt, um die Produktivität der Mitarbeiter und die Kontinuität der Kunden und des gesamten Unternehmens zu gewährleisten.
Mitarbeiter, die von zu Hause ausarbeiten und mit der Unternehmenssoftware und dem Ausfüllen neuer digitaler Prozesse weniger vertraut sind, verfügen möglicherweise nicht über die gleichen digitalen Fähigkeiten. Eine Digitale Plattform kann Mitarbeitern im Außeneinsatz eine In-App-Anleitung und strategisch platzierte Inhalte bieten, die ihnen genau dann helfen, wenn sie sie brauchen. Die Digitale Plattform kann genutzt werden, um Mitarbeiter zu schulen und sicherzustellen, dass sie für ihre Arbeit von zu Hause aus gerüstet sind.
Bereite dich heute vor, indem du ein Business Continuity Management System einrichtest.
Beim Business Continuity Management geht es auch um den Schutz und die Integrität von Daten, deren Verlust katastrophale Folgen haben kann. Es sollte Teil der Unternehmenskultur sein. Mit einem systematischen Ansatz zur Geschäftskontinuitätsplanung können Unternehmen die Wiederherstellung kritischer Aktivitäten beschleunigen.
